"Oznacz, transkrybuj, upowszechniaj!" (Étiquetez, transcrivez, partagez!) to hasło towarzyszące niezwykle interesującej inicjatywie Biblioteki i Archiwów Kanady. Pod nawą Co-lab kryje się stary pomysł polegający na włączeniu do  zawodowej pracy archiwistów wolontariuszy. Kanadyjskie rozwiązanie, na razie w wersji beta, to korzystanie z nowoczesnej technologii informatycznej dające użytkownikowi poczucie uczestniczenia w istotnym procesie naukowym. Uczestnik może wziąć udział w opracowaniu archiwaliów w jednym lub kilku procesach nazwanych wyzwaniami. Są to następujące działania: transkrypcja, przekład,  tagowanie (oznaczanie), opis. Całość usystematyzowana jest w wytycznych łączących poszczególne element.

Celem pracy jest umożliwienie użytkownikom poprzez transkrybownie, tagowanie, tłumaczenie i  dodawanie metadanych opisowych do udostępnionych, w ramach projektu, zeskanowanych obrazów(tekstów ręcznych lub maszynowych, fotografii). Każda praca określana jako wkład (contribution) składa się z określonych etapów: nie rozpoczęto pracy i nic nie zostało zrobione; nieukończone - część pracy (zadania) wykonano, ale zadanie wymaga dalszego wkładu pracy; konieczność weryfikacji oznacza, że całość zadania została wykonana lecz konieczne jest jego przejrzenie; praca ukończona, czyli zadania zostały zakończone i przejrzane.
Każdy z czterech elementów zadania: transkrypcja, przekład, znakowanie/tagowanie i opis odbywają się wedle konkretnych wytycznych.
Pierwszy element służy do dokonania transkrypcji np.: z rękopisu. Wówczas trzeba przestrzegać określonych reguł takich, jak: Pisać dokładnie to co się widzi, a więc nie poprawiać błędów w pisowni ani wielkich lub małych liter. Nazwy własne podać tak jak są zapisane, ale jeśli znana jest współczesna lub poprawna nazwato należy dodać ją do słów kluczowych. W przypadku niemożliwości odczytania fragmentu słowa zasygnalizować ten fakt w nawiasach kwadratowych i inne.
Wytyczne dotyczące tłumaczenia zawierają generalnie informacje o oczekiwaniach autorów projektu. Chodzi o to, aby opracowywane dokumenty były dostępne w obu językach urzędowych Kanady. Nie jest także celem uzyskanie tłumaczenia klasy tłumacza przysięgłego, a raczej zadowalającego tłumaczenia kilku autorów.
Tagowanie (Étiquetage) jest istotnym procesem dzięki któremu możliwe będzie sprawne wyszukiwanie informacji. System Co-Lab używa dwóch rodzajów tagów: słów kluczowych oraz opisów wstawianych do obrazów. Same słowa kluczowe mogą zaś być tematyczne, tj. zdefiniowane dla konkretnych znaczeń (identyfikujące obiekt np.: z I wojną światową lub innym wydarzeniem) lub nadane przez opisującego.
Opis jest niezwykle istotny dla identyfikacji opracowywanego obiektu. To on tworzy tytuł, a zatem od jego poprawnego sformułowania zależy czy użytkownik będzie mógł precyzyjnie rozpoznać jego treść. Opisujący w tytule powinien podać te informacje, które uzna za istotne dla jego identyfikacji, a zatem nie należy podawać skrótów, a jedynie całe nazwy. Jeśli opisujący jest pewien, to powinien podać precyzyjną lokalizacją obiektu (np. miejsce i czas wykonania fotografii). Można także wprowadzać dane nieprecyzyjne, niepewne, odpowiednio taki fakt zaznaczając. Inni współpracownicy będą mogli je korygować.
Wprowadzane dane aktualizowane są w ciągu 24 godzin. Utworzenie konta użytkownika pozwala na śledzenie dziejów wszystkich opracowywanych przez użytkownika obiektów. Bardzo użyteczną pomocą jest tutorial, który uczy w pracy z Co-Lab.
Udostępniona wersja oznaczona jest jako "beta" zatem jest to projekt w fazie początkowej. Interesujące, czy znajdzie życzliwe zainteresowanie użytkowników i jak ich zainteresowanie wpłynie na stan opracowania zasobu kanadyjskich archiwów.

Więcej: Co - Lab

oprac. Adam Baniecki

AP Wrocław O/Bolesławiec