Obecna sytuacja pandemiczna wymusiła na archiwach działania zmierzające do stworzenia dodatkowych możliwości korzystania z zasobów, które z powodu zamknięcia pracowni naukowych, są obecnie niedostępne dla badaczy w normalnym trybie. Najczęstszym sposobem świadczenia usług w tym zakresie jest oczywiście udostępnianie skanów, co czyni się coraz powszechniej. Jednak zdigitalizowane dotąd zbiory stanowią tylko ułamek zasobów i niewielką część tych, które obecnie są poszukiwane. Dlatego Okręgowe Archiwum Państwowe w Pradze (Státní oblastní archiv v Praze) wyszło do badaczy z nową propozycją.
Praskie Archiwum Państwowe i jego oddziały zaoferowały szerszy niż zazwyczaj dostęp do wybranych zbiorów w ramach digitalizacji. Oferta skierowana jest przede wszystkim do naukowców i studentów, pracujących przy projektach badawczych, które muszą zostać zamknięte w określonym czasie, a do ich realizacji niezbędne są archiwalia. Niezbędne materiały archiwalne zostaną dla nich specjalnie zdigitalizowane, a następnie opublikowane w wirtualnej pracowni naukowej (eBadatelna).

Istnieje możliwość zamówienia skanów akt z zasobów wszystkich wydziałów i oddziałów Okręgowego Archiwum Państwowego w Pradze, jednak z pewnymi ograniczeniami:
1) Istnieje możliwość zlecenia digitalizacji materiałów archiwalnych opracowanych (wpisanych do jakiegoś środka ewidencyjnego) oraz nadających się do publikacji, to znaczy niezawierających danych osobowych osób żyjących. Wyjątkowo możliwe jest również zlecenie digitalizacji materiałów archiwalnych ze zbioru niedopracowanego (bez ewidencji), jednak tylko wówczas, gdy dana jednostka aktowa jest wyraźnie zidentyfikowany (np. księga miejska). Jednak takie zamówienie nie jest obligatoryjne i nie musi być wykonane (wnioskodawca zostanie o tym powiadomiony).
2) Digitalizowana jest zasadniczo kompletna jednostka, to znaczy księga lub poszyt (teczka). Jedne badacz możne zamówić nie więcej niż trzy jednostki archiwalne. Istnieje jednak możliwość wielokrotnego składania zamówień, kolejne wioski będą uwzględniane w kolejności zgłoszeń nadesłanych przez innych naukowców.
3) O cyfryzację materiałów archiwalnych mogą ubiegać się wyłącznie osoby będące pracownikami instytucji naukowo-badawczych, uczelni wyższych i innych instytucji (pamięci) o charakterze naukowym. Muszą oni uzasadnić swój wniosek celem godnym uwagi, np. tym, że są beneficjentami i realizatorami grantu, projektu badawczego itp. Wnioski takie mogą składać również studenci, jeśli potrzebują materiałów archiwalnych do pracy kwalifikacyjnej (seminaryjnej, licencjackiej, magisterskiej itd.).
4) Digitalizacja to nie tylko wykonanie kopii cyfrowych (zdjęć), ale cały proces, składający się z kilku czynności (fizyczne przygotowanie akt, opis metadanych, kontrola skanów...). Dlatego badacze muszą uzbroić się w cierpliwość, chociaż archiwa będą robiły wszystko, co w ich mocy, aby czas oczekiwania na kopie był jak najkrótszy.
5) Badacz musi mieć na uwadze również i to, że opublikowane materiały archiwalne w elektronicznej pracowni naukowej, przestają być dostępne wyłącznie do jego badań; od momentu publikacji są one dostępne dla wszystkich bez wyjątku.
Postępowanie w przypadku zainteresowania digitalizacją określonego materiału archiwalnego jest dość proste i można je streścić w trzech punktach, radach:
1) Zidentyfikuj konkretny materiał archiwalny w inwentarzu w archiwalnym vademecum (Archivni Vademecum lub na podstawie wcześniejszych badań/notatej. Musi to być zawsze jedna całość, nie można zdigitalizować tylko części jednostki aktowej (tj. tylko całej księgi lub teczki).
2) Wyślij swoje zamówienie e-mailem na adres: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
3) Gdy zeskanowane akta zostaną opublikowane, otrzymasz e-mail z powiadomieniem, że tak się stało.

Więcej: Digitalizace archiválií SOA v Praze na zakázk

Oprac. Ivo Łaborewicz
AP Wrocław Oddział Jelenia Górze