W ramach projektu Centrum Zasobów (Le Centre de Ressources / Resource Centre) Międzynarodowa Rada Archiwów przypomniała dokument z 2019 r. "Wytyczne dotyczące przechowywania w miejscu bezpiecznym archiwów zagrożonych" (Principes directeurs concernant l’hébergement en lieu sûr des archives en péril).

Powodem dla którego wybrano tę właśnie publikację jest oczywiście wojna w Ukrainie, która jak już dziś wiemy, ma przebieg niezwykle okrutny, bo popełniane są przez Rosję zbrodnie wojenne na wielką skalę, ale niewyobrażalne zniszczenia dotykają infrastruktury materialnej, słyszeliśmy o zniszczonych muzeach, zapewne także ucierpiały zasoby archiwalne.

Wytyczne zostały opracowane przez dość reprezentatywną grupę roboczą, w skład której weszsły: instytucje międzynarodowe (Międzynarodowa Rada Archiwów, Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża, UNESCO); instytucje rządowe: Narodowe Archiwum Finlandii (FinishNationalArchives), Historyczne Archiwum Narodowej Policji w Gwatemali (Historical Archive of the National Police of Guatemala), Narodowe Centrum Pamięci Historycznej Kolumbii (National Center of Historical Memory of Colombia), Narodowe Archiwa Szkocji (NationalRecords of Scotland), Szwajcarskie Archiwa Federalne (Swiss Federal Archives), Szwajcarski Federalny Departnament Spraw Zagranicznych (Swiss Federal Department of ForeignAffairs); Instytucja pozarządowe: Międzynarodowy Instytut Historii Społecznej (International Institute for SocialHistory), UNAM Dokumentacja i Bardania (UMAM Documentation and Research) w Bejrucie (Liban), Uniwersytet w Reding (University of Reading) w Anglii; eksperci indywidualni: Trudy Huskamp Peterson i David Sutton.

Całość prac szwajcarski instytut Sweasspeace (instytut pokojowy).

Dokument dostępny jest w części merytorycznej w językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim i arabskim. Całość liczy 8 stron i składa się z preambuły, części A definicji, B zasad składających się z zasad ogólnych, zasad dotyczących treści umów, zasad dotyczących cech instytucji goszczących, zasad szybkiego reagowania.  Poniższy tekst jest w części streszczeniem, a w częściach tłumaczeniem roboczym dokumentu.

Preambuła uzasadnia potrzebę stworzenia dokumentu odwołując się do Powszechnej Deklaracji Archiwów, Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Miedzy narodowego Paktu Praw Cywilnych i Politycznych oraz czterech konwencji genewskich, a także zbiorów zasad ONZ odnoszących się do praw człowieka.

Część A obejmuje słownik definiujący 9 terminów:

Archiwalia/sprawy (Archives/dossiers)- Całość dokumentów  wytworzonych lub zebranych przez osobę, rodzinę lub organizację publiczną lub prywatną w trakcie prowadzenia swoich spraw. Dokumenty te są przechowywane jako archiwalia lub jednostki archiwalne z racji trwałej wartości informacyjnej, którą zawierają  lub jako dowody wykonywanych funkcji i odpowiedzialności  ich autorów lub ich adresatów.

Nie szkodzić (Ne pas nuire) - jest koncepcją zakładającą wiedzę , że podejmowane działanie ma na celu zminimalizowanie szkód i działań nieumyślnych, a zapewnienie pomocy w sytuacji konfliktowej.

Wrażliwość na konflikt (Sensibilité aux conflits)- rozumienie w jaki sposób działania wynikają z konfliktu w celu złagodzenia niezamierzonych negatywnych skutków działań na kontekst i wywarcia  jak najpozytywniejszego wpływu na konflikt.

Garde (Opieka/ochrona) -w zakresie bezpieczeństwa i konserwacji, co wiąże się z fizyczną opieką nad nad archiwaliami, ale nie oznacza automatycznie prawa własności do nich ani kontroli nad ich udostępnianiem.

Postepowanie z przeszłoscią (Traitement du passé) - odnosi się do procesów dotyczących praw ofiar i społeczeństw jako całości, tak samo do zobowiązań państw dotyczących prawdy, sprawiedliwości, odszkodowań i gwarancji pomocy w następstwie poważnych naruszeń praw człowieka, naruszeń międzynarodowych praw humanitarnych lub poważnych form korupcji ułatwiających te zbrodnie.

Instytucja goszcząca - gospodarz (Institution hôte) - odnosi się organizacji / instytucji rządowej lub pozarządowej zainteresowanej lub już oferującej pewne miejsce dla  przechowania archiwaliów  zagrożonych.

Własność (Propriété) - Prawo lub stan bycia właścicielem. Właściciel jest osobą, rodziną lub organizacją publiczna lub prywatną która ma tytuł prawny lub prawomocność  do dysponowania od tego do kogo przynależy rzecz (archiwalia).

Instytucja macierzysta (Institutiond’origine) - termin instytucja macierzysta dotyczy organizacji /  instytucji rządowej lub pozarządowej lub osoby, która znalazła lub szuka pewnego miejsca dla swoich archiwaliów.

Pewne miejsce (Lieu sûr) - pewne miejsce jest chronionym magazynem zapewnionym przez instytucję czasowej ochrony i powiernictwa  archiwaliów cyfrowych lub fizycznych, które są w niebezpieczeństwie w kraju właściciela lub instytucji będącej właścicielem.

Cęść B. Zasady

Zasady ogólne (Principes généraux) obejmują 8 zasad:

1. Postępowanie z przeszłością (Traitement du passé)

Rozwiązania lokalizacyjne pewnego miejsca powinny być wdrażane jeśli, archiwalia zawierają dane dotyczące postępowania z przeszłością są zagrożone zniszczeniem.

2. Zasada ostateczności (Principe du dernier recourse)

Rozwiązanie przyjęcia przechowawcy za granicą powinna być zastosowana gdy nie jest możliwe bezpieczne przechowywanie oryginałów w kraju, zwłaszcza jeśli przeniesienie oryginałów jest konieczne.

3. Zasada przejrzystości (Principe de transparence)

Instytucja goszcząca powinna dokumentować  wszelkie prawa, polityki, normy, procesy, procedury i środki weryfikacji do których się dostosowuje i oddać je do dyspozycji instytucji  macierzystej.

4. Zasada legalności i umowy (Principe de légalité et d’accord)

Wszystkie rozwiązania lokowania na miejscu bezpiecznym muszą bazować na pisemnych uzgodnieniach stron (bilateralnych) pomiędzy właścicielem archiwaliów a instytucją goszczącą. Umowa musi być zgodna za stosowanym prawem, polityką i wzajemnymi uzgodnieniami. Musi określać cel, przedmiot uzgodnienia, role i odpowiedzialności, zobowiązania , jak również procedury prawne na wypadek  niezgodności.

5. Zasada celu podstawowego (Principedu but principal)

Cele instytucji macierzystej szukającej pewnego  miejsca dla zabezpieczenia swoich archiwaliów  są najważniejsze dla określenia jak ma postępować instytucja goszcząca.

6. Zasady etyczne (Principed’éthique)

Instytucja goszcząca musi posiadać zdeklarowany kodeks etyczny i zintegrowany sposób transparentnego zarządzania. Należy uwzględnić fakt, że przekazane do przechowywania archiwalia mogą zawierać,  często wrażliwe, informacje osobowe o ofiarach i sprawcach przemocy, łamaniu praw człowieka. Instytucja goszcząca  musi być zarządzana zgodnie z następującymi zasadami:

a. Nie szkodzić.

b. Być uwrażliwioną na konflikty,

c. Chronić dane i prawa dotyczące życia prywatnego.

7. Zasada finansowania non - profit (Principe de non-profit financier)

Instytucja goszcząca nie może odnosić korzyści finansowych z zapewnienie bezpiecznego miejsca dla archiwaliów.

Zasady dotyczac treści umów

9. Określenie warunków umowy (Processus dans le principe de l’accord)

Umowa definiuje reguły i procedury, przemieszczenia archiwaliów, dostępu do nich w instytucji  goszczącej, polityki udostępniania publicznego i niepublicznego, a także normy techniczne, procesy przechowywania i konserwacji oraz migracji archiwaliów i informacji.

10. Zasada własności (Principe de propriété)

Podczas gdy instytucja goszcząc  staje się posiadaczem archiwaliów, instytucja przekazująca do przechowania nadal zachowuje wyłączną własność, przez co należy rozumieć prawa do dysponowania , z wyjątkiem tego co określono umową. Z powyższego wynika obowiązek zwrotu przez przechowującego archiwaliów  do kraju macierzystego jeśli wymaga tego instytucja macierzysta

11. Zasada czasu trwania (Principe de la durée)

Negocjując warunki umowy, strony powinny brać pod uwagę trudność w ustaleniu czasu trwania umowy oraz uwzględnić opcje przedłużenia i rozwiązania umowy. Należ wziąć pod uwagę  pojawienie się możliwość zmiany prawa, co może zagrozić archiwaliom.

12. Zasada antycypacji sukcesji (Principe d’anticipation de succession)

Instytucja macierzysta i instytucja goszcząca muszą uzgodnić, co się stanie jeśli instytucja macierzysta lub instytucja goszcząca mogłyby przestać istnieć lub jeśli jedna z nich uległaby poważnym zmianom w swojej strukturze zarządzania.

13. Zasada intencji konstytutywnej (Principe de l’esprit constitutif)

Podczas interpretacji umowy, strony powinny kierować się intencją w jakiej została podpisana umowa.

Podstawowe cechy instytucji goszczącej (Principes sur les caractéristiques des institutions hôtes)

14. Zasada legalnego środowiska (Principe de l’environnement légal)

Instytucja goszcząca powinna być osadzona w środowisku z funkcjonującym niezależnym systemem sądownictwa i rządami prawa, co powinno zapobiegać nieodpowiednim wpływom państwa na zarządzanie archiwami. Powinny być one wspierana w ich działalności powiązanej z ochroną archiwaliów przez ich strukturę organizacyjną i organ zarządzający.

15. Zasada kontroli dokumentów (Principe du contrôle des documents)

Ze względów bezpieczeństwa i kontroli udostępniania, wszystkie urządzenia archiwalne i postępowanie z nimi, przechowywanie,  konserwacja wykonywana na archiwaliach powinny być kontrolowane wprost przez instytucję goszczącą z wyjątkami zastrzeżonymi w umowie.

16. Zasada charakterystyk fizycznych (16. Principe des caractéristiques physiques)

Instytucja goszcząca powinna posiadać infrastrukturę fizyczną i zdolność sprostania niezbędnym wymaganiom na poziomie organizacyjnym, prawnym i finansowym, które czynią ją zdolną do długoterminowego przechowywania powierzonych archiwaliów.

17. Zasada norm zawodowych (Principe des normes professionnelles)

Instytucja goszcząca powinna pracować zgodnie z rozpoznawalnymi normami międzynarodowymi.

Zasad szybkiej odpowiedzi (Principe sur une réponserapide)

18. Zasada szybkiej odpowiedzi (Principe sur une réponserapide)

Nawet gdy szybkie działanie nie jest wymagane , postępowanie instytucji goszczącej w zakresie bezpiecznego przechowywania powinny być prowadzone zgodnie z duchem podstawowych wytycznych przechowywania archiwów zagrożonych. W wyjątkowych przypadkach nagłej potrzeby lub zagrożenia, minimalne wymagania dla bezpiecznego przechowywania stanowią punkty 1, 5, 6, 7, 8, 10. Inne zasady mogą być wdrożone później.

Źródło:

MRA: La ressource du mois de mars - Principes directeurs concernant l’hébergement en lieu sûr des archives en péril

Dokument dostępny jest ew językach: angielskim, arabskim, francuskim i hiszpańskim.

Oprac.

Adam Baniecki
AP Wrocław O/Bolesławiec