Konsekwencją dorocznego seminarium Archiwów Francji w Dijon (20-22 listopada 2019 r.), na którym zaprezentowano m.in. "Wspólne ramy strategiczne modernizacji archiwów", pojawiła się myśl utworzenia grupy roboczej składającej się z archiwistów różnych obszarów aktywności archiwalnej w celu ponownego przemyślenia praktyk opisywania zasobu archiwalnego, tak by zagwarantować ich spójność, interoperacyjność i dostępność. Grupa, licząca około czterdziestu archiwistów, ukonstytuowała się w 2020 r. W jej skład weszli przedstawiciele archiwów państwowych, departamentalnych, miejskich, a także członkowie grup tematycznych, jak np. biblioteczna grupa EAD (Encoded Archival Description). W pracach może wziąć udział każdy archiwista, angażując się wedle możliwości w obszary opisu i indeksowania archiwalnego.

Cele zdefiniowano jako harmonizację praktyk zawodowych i poprawę jakości danych oraz monitorowanie rozwoju wykorzystywania i dostosowywania opisu archiwalnego do kontekstu badań (naukowych i innych) online. Zdefiniowano takie obszary pracy jak: opublikowanie przewodnika indeksowania oraz łączenie indeksowania z innymi pomocami wyszukiwawczymi, jak "Słownik tematyczny", tu zbiór normatywów dotyczących zagadnień leksykalnych oraz słowniki i zestawienia słownictwa niezbędnych dla opisu archiwalnego i indeksowania (w tym także w formatach SKOS i SPARQL).
Kolejnym obszarem opisu i indeksowania są zagadnienia związane z opisem nazw topograficznych, także w kontekście geohistorycznym. Archiwa municypalne mają potrzebę posiadania bardzo szczegółowej wiedzy dotyczącej metod indeksowania np. budynków i ulic czy innych obiektów terenowych, a zatem na poziomie bardzo szczegółowym. Grupa robocza przeanalizowała podmioty dostarczające dane geograficzne i po przeanalizowaniu ich ofert doszła do wniosku, że żaden z nich nie dostarcza obecnie danych geohistorycznych, tak istotnych w badaniach historycznych.
Repozytorium agentów (termin powiązany ze standardem Records in Contexts, wcześniej ISAAR(CPF), to obszar działania grupy roboczej, identyfikującej podmioty wytwarzające materiały archiwalne . Do 2023 r., za pośrednictwem oprogramowania udostępnianego poprzez usługę ica-atom.org/aaf, łączono pliki opisu twórcy dokumentacji (model ISAAR(CPF) EAC-CPF) w sieci publicznej służb archiwalnych. Z początkiem 2024 r. opisy przeniesiono do serwisu FranceArchives. Obecnie dostępny jest model BETA strony o nazwie RDA-FR (ostatnia modernizacja 17.10.2023 r.). Jednocześnie na stronie internetowej AAF nadal dostępny jest interesujący przewodnik opisu twórcy w modelu ISAAR(CPF).
Bardzo interesującym obszarem działań grupy roboczej jest udział w pracach nad rozwojem norm i standardów opisu archiwalnego narodowego i międzynarodowych: RDA-FR, RiC-CM1.0, EAD4, EAD-CPF2 i EAC-F.
Pozytywne są też dotychczasowe doświadczenia z otwarcia archiwów na archiwistów. Stworzenie nieskrepowanych możliwości rozwoju zawodowego w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy, z całą pewnością, poszerza kręgi osób świadomych wyzwań, jakie przed archiwistyką i archiwistami stawiają nowoczesne technologie zapisu i rozpowszechniania informacji i konieczności rozwoju umiejętności zachowania wartościowej jej części dla przyszłych pokoleń.

Źródło:
FranceArchives: Travaux collectifs pour l’évolution de la description et de l’indexation des archives

oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O.Bolesławiec