Jednym z podstawowych elementów kontekstowego opisu archiwaliów jest opis podmiotu, który wytworzył informację. W standardach Międzynarodowej Rady Archiwów ISAD(G) i ISAAR(CPF) określa się go twórcą, w nowszym Record in Contexts agentem. Twórcy zasobu poświęcono odrębny standard "Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin ISAAR(CPF)". Nowa seria standardów znana jako Records in Contexts (RiC) w miejsce pojęcia twórcy wprowadziła agenta przedefiniowując podmiot wytwarzający informację i znacznie rozszerzając jego znaczenie. Dość wcześnie we Francji, w środowisku Stowarzyszenia Francuskich Archiwistów (Association des Archivistes Français (AAF), zainteresowano się standardem ISAAR(CPF) i możliwością wykorzystania go do stworzenia narzędzia do opisu jednego z podstawowych elementów kontekstowego opisu archiwalnego.

Francuska grupa robocza powstała na bazie sekcji Archiwów Departamentalnych Stowarzyszenia Archiwistów Francuskich w 2010 r. w La Rochelle, gdzie pojawił się pomysł stworzenia bazy danych twórców - urzędów istniejących od 1800 r. W efekcie powstała poszerzona grupa robocza złożona z archiwistów miejskich, departamentalnych i regionalnych, koordynowana przez sekcję AD (Archiwów Departamentalnych) AAF wspierana przez Międzyresortowy Wydział Archiwów Francji (Service interministériel des Archives de France (SIAF), której celem było stworzenie bazy danych podmiotów wytwarzających materiały archiwalne w oparciu o ekspertyzę metodologiczną określającą strukturę podmiotu, zdefiniowaną nazwę (nazwisko) osoby lub instytucji. Podstawą metodologiczną miał być ISAAR(CPF) i normy AFNOR, a formatem zapisu danych EAC-CPF. Zdecydowano się skorzystać z gotowego narzędzia ICA-AtoM. W latach 2010-2019 przy użyciu platformy AtoM opracowano 645 formularzy zasad, wedle których opisuje się szczegółowo podmiot (référentiel des 645 formes autorisées) oraz 298 not opisujących twórców archiwaliów (298 notices descriptives de producteurs). Pomiędzy 2019 a 2022 r. przeniesiono cały model opisu z ICA-AtoM na nową platformę. W 2022 r. model opisu twórców został zmodernizowany tak, aby powstała francuska wersja kodu katalogowego RDA-FR, zgodnego z używanym szeroko w świecie bibliotek standardem Resource Description and Access (RDA). Jest to anglo-amerykański standard, zawierający instrukcje i wytyczne dotyczące formułowania danych bibliograficznych. Przeznaczony jest do użytku bibliotek, archiwów i muzeów, jest następcą Anglo-American Cataloguing Rules, Second Edition (AACR2). Twórców można opisać za pomocą 10 podstawowych pojęć kluczowych (tezaurus najwyższego poziomu). Poprzedni system miał trzynastopunktową systematyką rzeczową pozwalającą odpowiednio rozwinąć opis twórcy Patrz AAF.
Nowa systematyka RDA:
1. Administracja centralna państwa (Administration centrale de l’État);
2. Państwowe organy zdecentralizowane podległe prefektowi (Service déconcentré de l’État relevant du préfet);
3. Lokalna władza terytorialna na szczeblu regionalnym, departamentalnym lub wspólnotowym (Collectivité locale territoriale au niveau régional, départemental ou communal);
4. Instytucje zależne od państwa na szczeblu centralnym lub od innego terytorialnego podziału regionu, departamentu i gminy, w odniesieniu do których należy dodać informacje o lokalizacji, aby je zróżnicować (Institutions dépendant de l’État au niveau central ou d'une subdivision territoriale différente de la région, du département et de la commune, pour laquelle il faut ajouter des informations de localisation pour les différencier);
5. Podmiot publiczny lub prywatny, którego nazwa zawiera wszystkie informacje o lokalizacji, które umożliwiają odróżnienie ich od innego (Établissement public ou privé dont la dénomination comporte toutes les informations de localisation permettant de le différencier d’un autre);
6. Podmiot publiczny lub prywatny wykonujący swoje zadania w określonej jurysdykcji (krajowej, regionalnej, departamentalnej, wspólnotowej) (Établissement public ou privé exerçant sa mission sur un ressort précis (national, régional, départemental, communal);
7. Podmiot publiczny lub prywatny nie posiadający precyzyjnych kompetencji (Établissement public ou privé n’ayant pas de ressort précis);
8. Wspólnota podległa podmiotowi publicznemu lub prywatnemu (Collectivité subordonnée à un établissement public ou privé);
9. Akademie (Académies);
10. Podległe wspólnoty religijne (Collectivités religieuses subordonnées).
Każdy z podmiotów kwalifikujących się do którejś z powyższych grup opisywany jest wedle formularza zawierającego następujące pola :
1. Unikalny identyfikator (Identifiant unique);
2. Nazwa w języku naturalnym, będąca podstawą porządku alfabetycznego systemu (Nom de l’organisme en langage naturel, classé dans l’ordre alphabétique;
3. Akronim (Sigle) ;
4. Autoryzowana forma nazwy (Forme autorisée (2024) ;
5. Inne formy nazwy (Autres formes du noms servant à répertorier des libellés alternatifs) ;
5. Przykłady (Exemples (2024) ;
6. Daty istnienia (Dates d'existence);
7. Uwagi (Observations) ;
8. Notatka kontrolna (Notes de révision);
9. Przypadek użycia (Cas d'usage);
10. Identyfikator noty (Identifiant de la notice);
11. Autoryzowane formy nazwy (Formes autorisées du nom (2016);
12. Przykłady (Exemples).
Interesujące są kryteria tworzenia nowego rekordu twórcy (w Polsce zagadnienie znane w nadzorze i opracowaniu archiwalnym). We Francji przyjęto dwa kryteria: powstanie nowego twórcy/agenta lub zmiana kompetencji i/lub zadań. Prosta zmiana nazwy nie skutkuje nowym wpisem w bazie danych.

Źródła:
FranceArchives (AF): Référentiel pour l’indexation des producteurs d’archives
AAF: Référentiel et notices d’autorité producteurs
AF: Notices producteurs (przykład)

oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O. Bolesławiec