Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, Warszawa 2014

W dniach 22-23 maja 2014 r. odbyła się XIV Międzynarodowa Konferencja Archiwów Państw Europy Środkowo-Wschodniej pod nazwą "Colloquia Jerzy Skowronek dedicata", tym razem zatytułowana „Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym świecie XXI wieku”. Konferencja została zorganizowana przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych (i w jej siedzibie odbywały się obrady) oraz Instytut Pamięci Narodowej.
Na początku Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, prof. W. Stępniak oraz dr Ł. Kamiński, prezes IPN, przywitali zebranych.
W referacie wprowadzającym: „Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym świecie XXI w. – stare czy nowe wyzwania” dr A. Biernat (NDAP) przedstawił katalog rozmaitych pytań i wątpliwości: czy dotychczasowe kryteria wartościowania dokumentacji masowej są wystarczające i czy są pewne i obiektywne (w Polsce wartościowanie jest dwustopniowe: najpierw wybiera się twórców dokumentacji, potem dokumentację), jak liczyć koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej, czy informacja musi być trwale związana z nośnikiem, czy w Internecie wytwarza się materiały archiwalne i czy w dobie cyfrowej globalizacji mają jeszcze przyszłość dotychczasowe zasady archiwalne: przynależności zespołowej i terytorialnej. Padło też określenie „prawo do zapomnienia”, mające dać obywatelom prawo do wymazania z dokumentacji faktów ich dotyczących.

Następnie I. Dragan (Rumunia) w wystąpieniu „Ryzyko "archiwalnego chaosu". O konieczności strategii rządowej w sytuacji szybkich zmian w dziedzinie archiwów” omówił elementy ryzyka występujące w Rumunii i zaliczył do nich: prywatyzację i falę bankructw przedsiębiorstw państwowych (doprowadziła do przejęcia sporej ilości materiałów archiwalnych przez prywatne jednostki), ustawę o informacji tajnej z 2002 r., która ignoruje istnienie archiwów oraz brak spójnej wizji informatyzacji administracji. Z kolei przedstawiciel Narodowych Archiwów Estonii L. Leht zaprezentował system UAM (Universal Archiving Module), służący do transmisji danych z urzędów do archiwum oraz do ich przechowywania, a goście z Łotwy (G. Karlsons, A. Starikovs) w prezentacji „Zapisy cyfrowe a papierowe: ponowna ocena naszej polityki gromadzenia” zastanawiali się głównie nad kosztami przechowywania dokumentacji elektronicznej, przedstawiając model liczenia tych kosztów, z których wynikało, że są one niższe niż opłaty za przechowywanie dokumentacji papierowej. Kolejny referat, „Digitalizacja archiwów byłych służb specjalnych Bułgarii – problemy i możliwe decyzje” B. Michajłowa (Bułgaria) skupił się na problemach: cięcia budżetowe i brak określonego tryb postępowania z danymi wrażliwymi i kwestia regulowania dostępu do danych. K. Schmidt (NDAP) w prezentacji „Czy archiwom potrzebne są eksabajty pamięci?” najpierw przedstawił rodzaje tradycyjnej dokumentacji archiwalnej i na ich tle różnice w stosunku do dokumentacji elektronicznej jako zapisu oderwanego od nośnika, dla której nośnik jest tylko tymczasowym „regałem”. Zauważył, że potrzebna będzie kompletna technologia do przechowywania tejże dokumentacji, a technologia ta też będzie się starzeć. W przypadku dokumentacji elektronicznej istnieje pokusa, aby zachować całość, bez konieczności jej wartościowania, jednak w konkluzji prelegent stwierdził, że jest to niemożliwe: nie ma takiej potrzeby, możliwości i, co najważniejsze, nie ma przyzwolenia na taką praktykę – potrzebna więc będzie selekcja. Następnie „Tworzenie treści elektronicznych archiwów państwowych Republiki Białoruś” było przedmiotem wystąpienia O. A. Ledowskiej (Białoruś), która przedstawiła m.in. projekt „Dokumentalne dziedzictwo Rzeczypospolitej”, będący publikacją elektroniczną oraz bazą danych gromadzącą informacje z archiwów Polski, Litwy, Białorusi i Ukrainy na temat zespołów archiwalnych i kolekcji powstałych na wschodnich terenach Rzeczypospolitej w latach 1569-1795. Potem J. Mirecki (Polska) omówił „Wartościowanie dokumentów elektronicznych w oparciu o systemy automatycznego rozpoznawania ich zawartości”, czyli doświadczenia związane z identyfikacją mówców z nagrań Archiwum Senatu a także z Archiwów Przełomu, projektu gromadzącego dane nt. wydarzeń w Polsce w latach 1989-1991. M. Szabaciuk (UMCS) w referacie pt. „Problem wartościowania dokumentacji elektronicznej jako zasobu źródeł historycznych dla przyszłych badaczy dziejów XXI w.” stwierdziła, że dokumentacja elektroniczna powinna podlegać takim samym procedurom wartościowania jak dokumentacja tradycyjna. Następnie D. Lukšaitė (Litwa) przedstawiła rozważania pt. „Będąc częścią cyfrowego świata: zapisy elektroniczne i interoperacyjność”. W. Jankowaja (Rosja) w referacie zatytułowanym „Regulacja normatywna i metodyczna zarządzania dokumentami elektronicznymi w prowadzeniu ewidencji i w archiwach: doświadczenie Federacji Rosyjskiej” omówiła skomplikowana organizację administracji w Rosji i co za tym idzie organizację tamtejszych archiwów, wspomniała też o nowych archiwach przejętych na Krymie. W zakresie dokumentacji elektronicznej w Rosji podpisany dokument elektroniczny jest równoznaczny z podpisanym dokumentem papierowym, a wobec systemów informatycznych stawia się wymogi sformułowane w normach ISO. „Podstawy prawne i aktualne problemy informatyzacji działalności archiwalnej w Uzbekistanie” przedstawiły  F. Dadajewa i M. Nabijewa (Uzbekistan): przy tamtejszej Radzie Ministrów od 2010 r. działa specjalna agencja zajmująca się zasadami postępowania z dokumentacją elektroniczną, a napływ tejże do archiwów państwowych jest spodziewany za 10-15 lat, w związku z czym określono kryteria wartościowania dokumentacji elektronicznej – zachowuje się ją tak długo jak dokumentację papierową. Planowana jest także budowa centralnego systemu do przechowywania i zarządzania dokumentacją. Następnie W. Sawicki (Polska, IPN) przedstawił prezentację pt. „Zintegrowany System Kartotek Operacyjnych”. Jest to baza danych, tworzona od lat. 70. XX w. przez Służbę Bezpieczeństwa, będąca elektroniczną wersją zbioru informacji kilku milionów kart o obywatelach. Dane były kilkakrotnie migrowane, obecnie posiadane wersje zawierają dane z kopii z roku 1988 i 1990 (w latach 1989-1990 SB zniszczyła ok. 880 tys. kart oraz usunięto ok. 17 tys. rekordów z bazy) i dotyczą ok. 200 tys. osób.

Drugi dzień obrad rozpoczęła I. Fischer (przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy NDAP) wystąpieniem pt. „Gromadzenie dokumentacji masowej – wybór problemów, problem wyboru”. Przedstawiła definicję dokumentacji masowej oraz pojęcia: masowość dokumentacji i dokumentacja masowa (jednorodny typ lub rodzaj dokumentacji w dużej ilości, np. dokumentacja historii chorób). Problemy te były ostatnio przedmiotem rozważań archiwistów, m.in. w literaturze oraz na konferencji w Poznaniu na UAM w listopadzie 2010 r. Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji w kadencji 2012-2016 szczególnie mocno zajmuje się problemem dokumentacji masowej, np. dowodów osobistych czy dokumentacji projektów unijnych. Potrzeba selekcji jest oczywista: dotychczas podkreślano względy praktyczne: nie ma miejsca na przechowywanie ogromnych ilości materiałów, nie ma możliwości ich opracowania, a także wykorzystania przez badaczy. Popularna obecnie historia postmodernistyczna sprowadziła do archiwów nowych użytkowników, których interesują głównie źródła jednostkowe, dotyczące pojedynczych osób i archiwiści muszą wziąć pod uwagę ich potrzeby w procesie wartościowania. Następnie M. Merenmies (Finlandia) przedstawił referat pt. „Zachowanie cyfrowych baz danych: praktyczne doświadczenia Archiwum Narodowego Finlandii”, w którym omówił kwestię zachowywania baz, pochodzących często z lat 70. XX w. Tu również pojawił się problem wartościowania, gdyż nie sposób zachować wszystkich baz: głównym celem powinno być zabezpieczenie danych, które były celem powstania bazy. W. Nasewicz (Białoruś) zaprezentował „Doświadczenie gromadzenia materiałów spisu ludności Republiki Białorusi z 2009 roku”, które polegają na przechowywaniu danych na płytach CD Verbatim. Wystąpienie to spotkało się z żywą reakcją zebranych, którzy wskazywali na nietrwałość tychże nośników; w odpowiedzi usłyszeli, że jest to rozwiązanie tymczasowe i przewidywana jest migracja danych. T. Kupruniec (Ukraina) omówił „Kryteria wartościowania elektronicznych zasobów informacyjnych jako źródeł historycznych”, wskazując 2 kryteria: temat i pochodzenie źródła. Następnie J. Słoma (Polska, IPN) przedstawił temat: „Selekcja materiałów i prawne aspekty archiwizowania stron internetowych. Wybrane inicjatywy”. Przeciętna średnia żywotność strony internetowej wynosi ok. 75 dni, a rocznie znika ich ok. 80%. Przedstawiono więc projekty: WaybackMachine (amerykański), Minerva (Biblioteka Kongresu USA), Internet Archive, a także rozwiązania oparte o ustawodawstwo o egzemplarzu obowiązkowym (Szwecja, Francja). W Polsce archiwizacja stron internetowych jest wykonywana w bardzo ograniczonym zakresie przez Narodowe Archiwum Cyfrowe i dotyczy stron wybranych urzędów administracji publicznej. M. Priddy (Holandia) przedstawił prezentację pt. „Stała publikacja online opisów metadanych dotyczących polskich zasobów archiwalnych w Europejskiej Infrastrukturze Badań nad Zagładą: wyszukiwanie i dostęp do źródeł” (European Holocaust Research Infrastructure EHRI), w której omówił projekt konsorcjum 7 inicjatyw z kilkunastu krajów finansowanych przez Unię Europejską: jest to jedno środowisko badawcze, zawierające zunifikowane opisy oparte o standardy ISAD (G) i kolekcje wirtualne dotyczące źródeł do badań nad Holokaustem. W projekcie wykorzystano także zasoby polskie (bazy SEZAM, ZoSIA, IZA), katalogi Żydowskiego Instytutu Historycznego, IPN, archiwów kościelnych i prywatnych. A. Obhođaš (Chorwacja) zreferował temat: „Digitalizacja w Archiwum Narodowym Chorwacji”, gdzie mikrofilmowanie zastąpiono masową digitalizacją archiwaliów: wskazano na zalety takiego rozwiązania, przede wszystkim łatwość dostępu do skanów (ale wadą jest konieczność częstych migracji danych). T. Hajtnik (Słowenia) w wystąpieniu „Wskazówki dotyczące użytkowania, przechowywania cyfrowego i dostępu do cyfrowych zasobów dziedzictwa kulturowego” wymieniła przede wszystkim normę ISO 14721 (Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS)), która została przetłumaczona w Słowenii i zalecona do używania. Następnie C. Stühring i P. Janker (Niemcy) przedstawili problem „Digitalizacji w Archiwum BStU – projekty i perspektywy”. Jest to archiwum byłej służby bezpieczeństwa, zawierające 111 km akt, fotografie, mikrofilmy, filmy, nagrania. Zainteresowanie tymi materiałami jest bardzo duże, do tej pory zarejestrowano ok. 3 mln wniosków o udostępnienie akt. Digitalizacja materiałów przebiega dwutorowo: własnymi siłami, poprzez własne pracownie digitalizacji oraz przez zewnętrznych dostawców. Docelowo planuje się także retrokonwersję katalogów analogowych do postaci cyfrowych. Jako ostatni na konferencji wystąpił – A. Pieczunko (Polska, IPN) z prezentacją pt. „Polityka certyfikacji dla systemu Infrastruktury Klucza Publicznego IPN”, gdzie omówiono projekt informatyczny „Cyfrowe Archiwum”, tworzony do obsługi i zarządzania archiwów IPN: będą tu m.in. rejestrowane archiwalia, wypożyczenia,  procesy digitalizacji itd. System będzie składał się z 16 modułów, a opis materiałów realizowany jest na kilku poziomach. Zastosowanie infrastruktury klucza publicznego jest w skali kraju projektem pionierskim i dopiero w dalszej perspektywie czasowej będzie można potwierdzić (lub nie) jego przydatność.
W sumie w trakcie całej konferencji wygłoszono 23 referaty, których wysłuchało ponad 100 gości z kilkunastu krajów.
W toczonych dyskusjach w czasie konferencji (także w kuluarach) do najczęstszych tematów należały: koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej (chyba brak podstaw do stanowczych stwierdzeń w tej materii) i wartościowanie dokumentacji elektronicznej – wyraźnie podkreślano, że musi ona podlegać wartościowaniu i selekcji. W tym kontekście wskazywano, że standardy międzynarodowe nie wyróżniają dokumentacji elektronicznej jako szczególnej ( A. Baniecki, AP Wrocław). Odwołania do standardów międzynarodowych, rekomendowanych przez Międzynarodową Radę Archiwów (ISAD(G), ISAAR) następowały zresztą rzadko, ale często powoływano się na normy ISO. Dyskusyjna była kwestia archiwizacji stron internetowych, pojawiały się głosy, że nie jest to działalność archiwistyczna (K. Politowski, NDAP). Ciekawym wątkiem dyskusji była kwestia konieczności (lub nie) konserwacji podpisu elektronicznego dokumentacji, która w przyszłości będzie przechowywana w archiwach: czy bezpieczeństwo danych nie będzie już gwarantowane poprzez procedury wewnętrzne obowiązujące w archiwach, także jako urzędach wiary publicznej? Pojawiające się pojęcie „prawa do zapominania” odczytywano jako zagrożenie do integralności zbiorów archiwalnych i bazy źródłowej dla badaczy. Część rozważań natomiast wydawała się anachroniczna, np. kwestia oderwania zapisu od nośnika nie wymaga już chyba dodatkowych ustaleń.
Niezaprzeczalną wartością konferencji była możliwość wymiany doświadczeń i spotkania archiwistów w wymiarze międzynarodowym, co pokazuje, że wiele krajów ma podobne problemy, ale rozwiązuje je w rozmaity sposób.
Zaproponowano także, aby tematem przewodnim przyszłorocznej konferencji były relacje archiwów z otoczeniem społecznym we współczesnym świecie.

Oprac. Hanna Staszewska


AP Poznań

Poprawiony (wtorek, 03 czerwca 2014 12:19)

 
Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology