Więcej produktu, mniej procedury

More Product Less Process

ArchiwumOn czasu opublikowania przez Marka A. Greene and Dennisa Meissnera w 2005 wpływowego artykułu More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing[1], proponowane w tej pracy rozwiązania zdobywają sobie coraz większe powodzenie wśród archiwistów. Jest to zdumiewające o tyle, że archiwa, instytucje o długiej tradycji, powołują się w pracy raczej na tę tradycje niż na nowinki. Wydaje się jednak, że autorzy tej metodyki, zwanej już popularnie jako MPLP, trafili w dziesiątkę i spowodowali poważne przemyślenia procedur w wielu instytucjach.

Praca ta, dotycząca organizowania i opisywania archiwów, wychodzi z zauważenia zjawiska tworzenia się w archiwach rosnących zaległości w opracowywaniu nabytków. Zaczynając od wyczerpującego przeglądu literatury, autorzy wysłali (i opracowali) ankiety do dużej liczby archiwów (państwowych i prywatnych), do archiwistów, a także dokonali analizy projektów fundowanych przez Narodową Komisję Rekordów i Publikacji Historycznych w USA. Hipoteza roboczą, która została potwierdzona w trakcie badań, było stwierdzenie, że “stosowana powszechnie metodyka obróbki archiwów trwoni cenne środki, ponieważ archiwiści tracą zbyt wiele czasu na zadania które nie muszą być wykonane, albo nie muszą być wykonane w tym momencie”. Autorzy twierdzą, że przez uproszczenie procedur i odłożenie części prac na później, można w znaczący sposób przyspieszyć udostępnienie zasobów badaczom.

Od czasu publikacji wiele archiwów zaczęło stosować wskazania przedstawione w tej pracy, albo przynajmniej uwzględniło niektóre z wniosków przy modyfikacji własnych procedur. Jest dostępnych w Internecie sporo raportów archiwistów opisujących doświadczenia przy wprowadzaniu MPLP w swoich instytucjach. Stowarzyszenie Amerykańskich Archiwistów (SAA) zaczęło oferować regularne kursy akademickie z implementacji MPLP.


MPLP w punktach

Poniżej zaprezentujemy wybrane punkty MPLP z zarysu przygotowanageprzez jednego z autorów (Meissnera):

Rekomendacje

  • Zasady ogólne
    • Ustalić dopuszczalny minimalny poziom opracowania i używać go jako kryterium.
    • Nie zakładać, że wszystkie kolekcje lub ich części muszą być opracowane na tym samym poziomie
  • Opis
    • Stosować poziom opisu adekwatny do poziomu aranżacji składników kolekcji. Np. jeśli układamy części na poziomie serii, to opisujemy tez do poziomu serii.
    • Opis powinien być krótki i prosty
    • Poziom opisu może być różny dla różnych kolekcji i jak i dla różnych części danej kolekcji

Czego się nauczyliśmy

  • Czego naprawdę oczekują użytkownicy?: Dostępu! Potrzebne są efektywne narzędzia online do znajdywania zasobu.
  • Jakie są podstawowe elementy aranżacji? Respect des fonds, oryginalny układ, układ na poziomie serii.
  • Jaka działalność konserwatorska jest zasadniczo (minimalnie) potrzebna? Ochrona przed światłem, zanieczyszczeniami atmosferycznymi, nadmierna temperatura i wilgotnością.

Lepszy model

  • Dostęp dla użytkownika stawiamy na pierwszym miejscu; jak najwięcej materiału dostępnego w wystarczającej, użytecznej postaci.
  • Przyjmujemy niejednoznaczność. Przestańmy udawać, że wiemy co będzie ważne w przyszłości.
  • Ustalamy dobry model zarządzania ryzykiem. Ryzyko jest nie do uniknięcia, ale można nim kierować, oszacować, załagodzić, ustalić budżet.

O czym naprawdę jest MPLP

  • O otworzeniu rolet i wyrzuceniu rozwiązań sztampowych (cookie cutters).
  • O otwartości na innowacje archiwalną
  • O tym, że praktyka instytucjonalna powinna być ograniczona tylko przez zasoby a nie przez metodologiczne kaftany bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Jak każda próba zmiany, MPLP spotykało się, szczególnie początkowo, z mocną krytyką. Wielu archiwistów wychodziło z założenia, że czym dokładniejszy opis tym lepiej, i odrzucało podejście które nakładało limit na dokładność opisu. Jednakże MPLP, rekomendując zmniejszenie czasu pracy nad archiwum na korzyść zwiększenia przerobu (a więc udostępnienia większej liczby zasobów), rekomenduje jednocześnie elastyczność w podejściu i stosowanie jasnych kryteriów do różnicowania podejścia do obróbki archiwum.

Jak te zasady stosują się do archiwów polskich za granicami kraju (których duża cześć jest zrzeszona w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie)? Wiele z nich posiada zasoby, które skatalogowane i opracowane są tylko częściowo, wiele (są chlubne wyjątki) nie ma katalogów dostępnych online. Wszystkie z nich, szczególnie dlatego, że pracują w warunkach bardzo ograniczonych zasobów, mogą skorzystać z MPLP.

W Instytucie Piłsudskiego praca nad katalogowaniem archiwów jest już bliska końcowi.  Z nielicznymi wyjątkami zasoby opisane są na poziomie teczki (file albo jednostka), a więc na poziomie pośrednim. Stoi przed nami jeszcze daleka droga digitalizacji i szerokiego udostępnienia zasobów, i tu staramy się brać do serca zasady MPLP. Przy digitalizacji archiwów zakładamy, że nie  wiemy, czego będzie poszukiwał przyszły badacz. Nie staramy się dokonać perfekcyjnego opisu, a jedynie taki, który umożliwi badaczowi efektywne znalezienie zasobu. Wyniki tego podejścia widzimy już w dużej liczbie zapytań, zarówno trafień na stronie Archiwów Online Instytut jak i zapytań e-mailowych od badaczy który znaleźli jakiś materiał i szukają dalszych wątków.

Czytaj więcej

[1] The American Archivist , Vol . 68 (Fall / Winter 2005): 208–263

Marek Zieliński

Artykuł ukazał się 27 grudnia 2012 w Blogu archiwistów i bibliotekarzy Instytutu Piłsudskiego

Może Cię też zainteresować:

Poprawiony (sobota, 05 marca 2016 13:30)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology