To już trzecia edycja obszernego podręcznika opracowania zasobu archiwalnego we wszystkich jego aspektach, przygotowana przez Archiwum Kantonu Zurich (Staatsarchiv des Kantons Zürich) Pierwsza wersja ponad 300 stronicowego Erschliessungshandbuch została opublikowana w styczniu 2014 roku, a kolejna, poprawiona i zaktualizowana wersja w 2015.
Podręcznik zawiera wypracowane przez lata zasady i dobre praktyki dotyczące postępowania z zasobem archiwalnym,  uwzględniające  również standardy międzynarodowe. Opracowanie podręcznika w pierwszej kolejności podyktowane było wprowadzeniem w kantonalnych archiwach Szwajcarii  AIS czyli Archivinformationssystems oraz decyzją o przeniesieniu do niego wszystkich tradycyjnych środków ewidencyjnych, a tym samym koniecznością zestandaryzowanego, stosunkowo głębokiego, homogenicznego opracowywania zasobu. Przez dwa ostatnie lata podręcznik poddany został krytycznej ocenie zarówno wewnętrznej – oddział opracowania zasobu archiwalnego archiwum w Zurychu- jak również  przez zewnętrznych ekspertów i praktyków. W dalszym ciągu jednak autorzy nie uważają podręcznika za produkt finalny. Poddawany on będzie stałej ocenie, monitorowaniu potrzeb i adaptacji do zmieniającego się otoczenie archiwalnego.

W wyniku prac usunięte zostały drobne błędy i wprowadzono kilka uzupełnień do tekstu. Zasadniczo jego układ nie uległ zmianie- omawiane są kolejne etapy porządkowania zasobu- nadanie struktury, sporządzenie opisu poszczególnych obiektów na wielu poziomach opisu archiwalnego zgodnego z ISAD i ISDIAH,  aż po opracowanie konserwatorskie, etykietowanie i w końcu magazynowanie zasobu archiwalnego.  Nowym rozwiązaniem wprowadzonym do podręcznika jest wprowadzenie rozdziałów dotyczących opisu archiwalnego według ISAD (rozdział 3.4.) oraz opisu według KIDS - Katalogisierungsregeln des Informationsverbunds Deutschschweiz (rozdział 3.5.), czyli według zasad katalogowania stosowanych przez biblioteki szwajcarskie, głównie w kantonach niemieckich. Opis materiałów archiwalnych według KIDS dotyczy wszelkiego rodzaju druków, które dotychczas były katalogowane jako zbiory biblioteczne. Obecnie będą one sukcesywnie przenoszone do AIS czyli Archiv-Informations-System.
Podręcznik dostępny jest online na stronach archiwum, co niezwykle ułatwia zapoznanie się z lekturą przedmiotu. To bardzo przejrzyste kompendium wiedzy i najlepszych praktyk stosowanych w Zurychu, zebranych w bardzo wygodnej dla archiwistów i użytkowników formie. Do jego powstania przyczynili się głównie pracownicy tego archiwum, a w szczególności Bettina Tögel, kierownik działu opracowania archiwaliów. Jest ona również współautorką ważnego z punktu widzenia archiwistyki szwajcarskiej adaptacji standardów archiwalnych do normy narodowej opisu archiwalnego,  a mianowicie  „Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G)” opracowanego w ramach grupy roboczej ds. normalizacji i standaryzacji Szwajcarskiego Związku Archiwistów (Verband Schweizerischer Archivarinnen und Archivare)  w 2009 roku. Wpływ wytycznych na znajdujące się w podręczniku zasady jest  więc bardzo widoczny. Same jednak zasady wielopoziomowego opisu archiwalnego bazujące na standardach międzynarodowych, zwłaszcza ISAD (G), ISAAR (CPF) i ISDIAH, w Szwajcarii i jego poszczególnych archiwach kantonalnych wdrażano do praktyki archiwalnej już od ok. 2000 roku.
Lektura podręcznika może przysporzyć nieco problemów dla odbiorcy polskiego nawet nieźle znającego język niemiecki ze względu na odmienność systemu i metodyki archiwalnej, ale przede wszystkim terminologię, której nie należy tłumaczyć dosłownie, i która jest również zróżnicowana w poszczególnych regionach. Poza tym nie ma jednolitej archiwistyki szwajcarskiej -w każdym kantonie istnieją bowiem odmienności wynikające głównie z wpływów trzech systemów archiwalnych- niemieckiego, francuskiego i włoskiego. Dlatego też  tego typu podręcznik opracowany w innym kantonie mógłby w szczegółach wyglądać nieco inaczej.
Wracając do terminologii archiwalnej,  to wydaje się ona być kluczowa dla zrozumienia przedstawionych w podręczniku zasad. Samo określenie ”Erschliessung” w przypadku tego podręcznika łączy w sobie to, co możemy określić jako opracowanie zasobu w celu jego udostępnienia, publikacji wraz z zastosowaniem zabiegów konserwatorskich, fizycznym przygotowaniem dokumentów, sygnowaniem ich i etykietowaniem, aż po zasady magazynowania zasobu. I taki właśnie szeroki zakres postępowania z  zasobem wraz z szczegółowymi uregulowaniami prezentuje podręcznik. Składa się on z siedmiu poza wstępem  rozdziałów merytorycznych: Porządkowanie, nadawanie układu /Ordnen; Zinwentaryzowanie, opisanie/Verzeichnen (ten rozdział jest najobszernirszy-ponad 160 stron); Konserwacja/ Konservatorische Massnahmen; Sygnowanie i etykietowanie/ Signierung und Etikettierung; Magazynowanie/Magazienieren; Obliczanie metrażu/ Berechnung von Laufmeter; Załaczniki ze słownikiem wykazem skrótów i literaturą.   Erschlissung  łączy  w sobie dwa pojęcia będące kluczowym przedmiotem podręcznika, a więc ORDNEN i VERZEICHNEN. Pierwsze z nich to szeroko rozumiany, odbywający się na każdym z poziomów opisu, proces hierarchicznego – kontekstowego- zaszeregowania zasobu archiwalnego. Rozpoczyna się ona poziomie  całego zasobu archiwum poprzez tworzenie i aktualizację tzw. ARCHIVTEKTONIK lub inaczej ARCHIVPLAN, a kończy na poziomie opisu i uszeregowaniu najmniejszej cząstki archiwalnej. Te, być może mało zrozumiałe kwestie, stają się przejrzyste  po zapoznaniu się ze sposobem publikacji zasobu archiwalnego w sieci, w systemie Scopearchiv, który zbudowany jest w oparciu o format EAD.  Funkcje ORDNEN dla dokumentacji współczesnej może wypełniać records Menagement. Pojęcie tektoniki archiwalnej oznacza podział obejmujący wiele obszarów (dziedzin) wszystkich zespołów i zbiorów jednego archiwum na grupy i działy archiwalne; najczęściej podstawą podziału jest proweniencja, cezury czasowe albo też rzeczowo-tematyczne. VERZEICHNEN zaś oznacza opisanie formy i treści zespołu archiwalnego w środkach ewidencyjnych, w tym w systemie informacji archiwalnej AIS.  
Opisanie zasobu archiwalnego w archiwum w Zurychu odbywa się na 9 poziomach opisu od poziomu ARCHIV aż do poziomu DOKUMENT. Podręcznik określa poza przewidzianymi przez ISAD(G) poziomami, także poziom Archiwum/Archiv, jak również podpoziomy HAUPTABTELUNG, ABTEILUNG, SUBFONDS, SUBDOSIER. Do opisu dodatkowego poziomu Archiv podręcznik wskazuje standard International Standard for Describing Institutiones with Archival Holding (ISDIAH).
Szkielet całego archiwum w Zurychu stanowi podział całego zasobu na działy główne HAUPTABTEILUNG:
•Historyczne  zasób kantonu Zurich do 1798 roku/ Alter Stadtstaat bis 1798 Altes Hauptarchiv (Abteilungen A–C) und Alte Nebenarchive (Abteilungen D–J)
•Ustawodawstwo / Verfassungsperioden 1798–1831 Helvetik, Mediation, Restauration und Regeneration (Abteilung K )
• Kanton Zürich ab 1831
• Zbiory tworzne wg. zasady pertynencji/ Pertinenzarchiv thematisch geordnete Fonds (Abteilungen L–Y)
• Zbiory tworzne wg. zasady proweniencji/ Provenienzarchiv nach Aktenbildner geordnete Fonds (Abteilung Z)
• Archiwa prywatne/ Nicht staatliche Archive Staatsnahe und private Aktenbildner (Abteilungen W und X)
•Zbiory/Sammlungen
Tworząc zasadniczy plan archiwum  należy brać pod uwagę jeszcze jeden istotny element, który akcentuje podręcznik.  W Szwajcarii zespoły tzw. historyczne podlegają zasadzie pertynencji, która jest rozumiana jako podział rzeczowy lub jako podział według form zewnętrznych dokumentacji. Zbiory te określane są jako Pertinenzbestände. Zespoły dotyczące tzw. najnowszej historii Staatliche Bestände (Moderne Bestände, Provenienz-System) są przyjmowane  do archiwum, zgodnie z zasadą proweniencji i określane są jako Provenienzbestände.

Krótko, bo w trzy lata po wydaniu pierwszego podręcznika, archiwiści w Szwajcarii otrzymali do dyspozycji kolejną, doskonalszą jego wersję. Każda z kolejnych, szczegółowych procedur stanowi przedmiot omówienia podręcznika stanowiącego w gruncie rzeczy  instrukcję postępowania  z zasobem na różnych etapach jej wprowadzania do obiegu informacyjnego wraz z jej fizycznym ocechowaniem, konserwacją i magazynowaniem. Autorzy zastrzegają sobie iż w dalszym ciągu podręcznik będzie monitorowany i poddawany ciągłej ocenie i konfrontacji z praktyką archiwalną.

Więcej: Erschliessungshandbuch, nachgeführte Version 2.2

Jolanta Leśniewska
AP Płock Oddział Kutno