W marcu 2025 r. odbywa się cykl webinariów on-line poświęconych nowemu standardowi Międzynarodowej Rady Archiwów Records in Contexts (11, 14, 18 i 20 marca). Przygotowali je członkowie Grupy Eksperckiej ds. Opisu Archiwalnego (ICA/EGAD), którzy po raz kolejny prezentują standard, jego rozwój, modyfikacje i wdrożenia. W trakcie webinarium 18 marca, prowadzonego w języku francuskim przez Florence Clavaud z Archiwum Narodowego Francji i Jana Krause ze szwajcarskiej firmy docuteam przygotowującej rozwiązania webowe, przypomniano podstawowe dane o RiC oraz poinformowano o działaniach z ostatniego okresu.

Oparty na czterech poprzednich standardach MRA, RiC dużą wagę przywiązuje do opisu kontekstów, w jakich dokumenty były/są wytwarzane, przechowywane i wykorzystywane. Do podstawowych części RiC-FAD, RiC-CM i RiC-O, dodana będzie kolejna – RiC-AG (Aplication Guidelines). Pierwsze wdrożenia zrodziły też konieczność modyfikacji ontologii, której druga wersja jest w przygotowaniu.

Model konceptualny standardu nie uległ zmianie – nadal jego struktura obejmuje 19 jednostek opisu (encji) i 42 elementy opisu (atrybuty), stosowane w opisach wielu encji (np. identyfikator, nazwa, historia). Większość atrybutów posiada zdefiniowane słowniki wartości. Nadal też standard proponuje opisy 85 relacji między encjami, w tym 15 symetrycznych. Relacje mają charakter elastyczny i mogą zachodzić zarówno między jednostkami, jak i elementami opisu.
Prelegenci nie ukrywali kłopotów terminologicznych – pierwotna wersja angielska RiC operuje terminami specyficznymi dla tego języka i archiwistyki anglosaskiej, jej przekład na inne języki rodzi konieczność zmierzenia się z lokalnymi tradycjami. Pokazały to już trzy encje, uznane i omawiane jako podstawowe, tzn. record (RiC-E04), record set (RiC-E03) i instantiation (RiC-E06). Record nie został zastąpiony w praktyce żadnym terminem francuskim, lecz jest oddawany jako item (na razie?); record set rozumiany może być jako zbiór dokumentów (zespół, podzespół, kolekcja, seria), zaś record part jako partie d’item (zaproponowana w projekcie NOMA cząstka archiwalna?). Osobnym, bardzo ważnym zagadnieniem jest instantiation (forma, postać, choć można by za informatykami wprowadzić termin instancjacja) – termin nieobecny w ISAD(G), wprowadzony na rozróżnienie jednostki fizycznej od jednostki znaczeniowej, a jednocześnie na określenie nośnika i sposobu zapisu informacji.
Kolejnym zagadnieniem, na które zwrócono uwagę, są encje kontekstowe. Przede wszystkim jest to twórca (RiC-E07), zwany tu agentem, którym może być osoba fizyczna, grupa osób (rodzina bądź instytucja), osoba pełniąca funkcję, a także mechanizm czyli system powodujący wytworzenie i zapis informacji. Kontekst tworzą także wydarzenia lub wykonywana działalność, w ramach których informacja powstaje i jest zapisywana. I bardzo istotne elementy, do tej pory traktowane raczej jako atrybuty dokumentu lub twórcy, a obecnie podniesione do roli jednostki opisu – czas (RiC-E18) i miejsce (RiC-E22) wytworzenia informacji.
Końcowa część webinarium była poświęcona dotychczasowym wdrożeniem RiC, z których doświadczenia są analizowane i uwzględniane w rozwoju standardu, zwłaszcza ontologii. Prelegenci podkreślali elastyczność możliwości wdrażania. Stosować można model konceptualny lub ontologię, lub obie części jednocześnie. Wdrażanie można prowadzić etapowo, można rozszerzać zakres informacji obejmowany obecnie przez RiC, można też łączyć rozwiązania RiC z możliwościami innych standardów, np. PREMIS czy Dublin Core.
Jako przykłady praktyczne pokazano:
- Memobase – informacja o szwajcarskim dziedzictwie audiowizualnym, łącząca RiC i Ebucore w programie open source, umożliwiająca sprawne wyszukiwanie;
- Muzeum Komunikacji w Bernie – wyszukiwarka danych o muzealiach i archiwaliach;
- Archiwum Narodowe w Singapurze – wyszukiwarka danych o zasobie – dokumentów rządowych, fotografii, map. Plakatów, nagrań, w tym historii mówionej;
- Światowa Rada Kościołów – wyszukiwarka dokumentów różnego rodzaju, w tym fotografii.
Sporo uwagi poświęcono migracji informacji z dotychczasowych pomocy archiwalnych, przygotowanych zgodnie ze standardami ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH, pokazujących dane w systemie hierarchicznym, do nowych systemów, w których związki encji (jednostek opisu) prezentowane są w wielowymiarowych strukturach graficznych. Archiwum Narodowe Francji prowadzi już takie prace, nie zostały one jeszcze zakończone. W trakcie jest migracja informacji kontekstowej – baz referencyjnych z opisami twórców i miejsc, wraz z ich wzajemnymi relacjami. Przy ich przygotowaniu zastosowano już semantykę SKOS (Simple Knowledge Organization System) oraz RiC-O, opracowywana jest druga wersja modelu migracji w oparciu o projekt RiC-O 1.1. Dane opisowe, jakie są obecnie przedmiotem analogicznych prac, to metadane archiwów notarialnych – dokumentacji bardzo bogatej. RiC zaimplementowany został także w projektach tematycznych we Francji, np. ERC OFFSite – archiwalia rewolucji islamskiej w Iranie 1979-1989; ORESM – średniowieczne dokumenty Uniwersytetu w Paryżu.
Ostatnim elementem spotkania, przed dyskusją, było przedstawienie kolejnych planów na 2025 r., w tym kontynuacja tłumaczenia RiC na język francuski (wersja oficjalna), hiszpański (wersja oficjalna), portugalski (Brazylia), niemiecki, arabski i japoński, a także przygotowanie do dyskusji w czasie Kongresu MRA w Barcelonie.

Anna Laszuk
NDAP