Federalna Ustawa o Archiwizacji (Bundesgesetz über die Archivierung dalej BGA) obowiązuje od 1999 r. W 2018 r. Claude Janiak deputowany Patii Socjaldemokratycznej w parlamencie w swoim postulacie zaapelował o przeprowadzenie ewaluacji ustawy. Od czasu wprowadzenia w życie BGA takie zjawiska jak digitalizacja, praktyki administracyjne oraz otoczenie społeczne i prawne uległy gwałtownej ewolucji. Szczególnie interesujące były dla deputowanego następujące pytania:

1. Jak digitalizacja wpływa na zarządzanie dokumentami? Kto zapewnia, że ​​archiwizacja jest utrzymywana nawet po wprowadzeniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (Gever) Czy ten organ posiada wystarczające uprawnienia do tego zadania?

2. Czy obowiązek udostępniania dokumentów jest regularnie weryfikowany? Kto zapewnia, że ​​organy federalne podległe BGA nie będą gromadzić dokumentów zamiast udostępniać je archiwum federalnemu zgodnie z artykułem 6 BGA?

3. Kto zapewnia, że ​​zgodnie z artykułem 8 BGA żadne dokumenty nie zostaną zniszczone bez zgody Archiwum Federalnego?

4. Zasadniczo ustawodawca ustanowił standardowy okres przechowywania wynoszący 30 lat. Istnieją organy federalne, które stosują do 95% swoich dokumentów wydłużony okres przechowywania. Kto zapewnia, że ​​okresy przechowywania nie będą nadużywane?

5. Czy zasada swobodnego dostępu jest przestrzegana, a 30-letni okres przechowywania jest konsekwentnie wdrażany? Jaki odsetek dokumentów organów federalnych nie jest udostępniany z powodu przedłużonego okresu przechowywania?

6. Jakie są dostępne rozwiązania, aby zapewnić, że konflikty interesów z prywatnością i innymi uzasadnionymi interesami nie będą miały negatywnego wpływu na wolność badań i interes publiczny w badaniach historycznych?

7. Zgodnie z artykułem 13 BGA, organy udostępniające mogą, na wniosek Federalnego Archiwum, udostępniać materiały archiwalne przed upływem okresu przechowywania. Czy organy federalne stosują tę możliwość w ten sam sposób, czy też są one czasami bardziej restrykcyjne niż inne?

8. Czy dostęp do materiałów archiwalnych jest zawsze ściśle oddzielony od tego przewidzianego w Ustawie o Wolności Informacji, która opiera się na innych zasadach?

Przygotowania do oceny rozpoczęły się na początku 2019 r. Ewaluacja ustawy archiwalnej została zlecona Büro Vatter w drodze przetargu. Zewnętrzna firma została wybrana w celu zapewnienia niezależności oceny i wiarygodności wyników. Ocena była nadzorowana przez wewnętrzny federalny komitet ekspertów i obejmowała wywiady z pracownikami federalnymi, klientami   oraz innymi interesariuszami spoza administracji. Raport z oceny został przekazany do Schweizerisches Bundesarchiv (BA) w grudniu 2020 r. Rada Federalna przyjęła go wraz propozycją działań naprawczych we wrześniu 2021 r. Ogólnie jednak raport stwierdzał, że ​​procedury ustanowione w ustawie o archiwizacji okazały się skuteczne, ​​procesy archiwizacji określone w ustawie w dużej mierze dowiodły swojej wartości, nawet w dobie digitalizacji, a znaczenie archiwizacji jest dostrzegane przez zdecydowaną większość respondentów. W raporcie ewaluacyjnym przeanalizowano wyzwania zidentyfikowane w postulacie deputowanego Janiaka i stwierdzono, że konieczne są działania w dziewięciu kluczowych kwestiach, które zostały szczegółowo opisane w 54 zaleceniach.

BA wdraża większość zaleceń raportu końcowego z udziałem bezpośrednio zainteresowanych stron w ramach swojej strategii na lata 2021-2025. Planowana częściowa rewizja Rozporządzenia w sprawie Archiwizacji (VBGA) została zawieszona z powodu nierozstrzygniętych kwestii dotyczących zakresu rozporządzenia.

BA zlecił następnie Federalnemu Urzędowi Sprawiedliwości Bundesamt für Justiz (BJ)przygotowanie ekspertyzy dotyczącej obowiązków archiwizacyjnych zdecentralizowanej administracji federalnej. W opinii BJ potwierdza stanowisko BA, że wszelka działalność rządowa podlega przepisom o archiwizacji, nawet jeśli jest prowadzona przez podmioty tylko powiązane z rządem federalnym.

Ponieważ trwają prace nad wprowadzeniem ustawy o bezpieczeństwie informacji Informationssicherheitsgesetzgebung ISG oraz nad szczegółowymi rozporządzeniami, które wciąż czekają na zatwierdzenie, w kwestii konieczności dalszej rewizji pozostaje ona na razie zawieszona.

Opracowała na podstawie: Schweizerische Bundesarchiv: Evaluation Bundesgesetz über die Archivierung

Jolanta Leśniewska
AP Płock O.Kutno