Międzynarodowa Rada Archiwów opublikowała i zwróciła się do międzynarodowej społeczności archiwalnej dokument pt.: Politytka MRA w sprawach wymagających oświadczeń publicznych (ICA Policy on Taking a Public Stand / Politique de l’ICA relative à la prise de position publique / Política del ICA sobre la adopción de posturas públicas). Dokument zawiera wskazówki dotyczące oceny zagrożeń wymagających zajęcia publicznego stanowiska przez MRA. Sytuacja taka zachodzi wówczas, gdy zagrożenie staje w sprzeczności ze statutowym celem organizacji jakim jest „promowanie wszelkich możliwych środków służących zachowaniu, ochronie i obronie przed wszelkimi zagrożeniami dziedzictwa archiwalnego ludzkości”[1].   ICA publicznie zajmuje stanowisko wówczas, gdy zawód archiwisty, ochrona dziedzictwa archiwalnego lub wartości leżące u podstaw misji ICA są w sposób istotny zagrożone. Zajmowanie publicznego jest interwencją mającą pomóc w naprawieniu lub poprawie sytuacji. W zależności od kontekstu, publiczne zajęcie stanowiska może służyć propagowaniu zmian, wyrażaniu solidarności z dotkniętymi problemem społecznościami lub potwierdzaniu podstawowych zasad i wartości, którymi kieruje się MRA i które mają wpływ na daną kwestię. Równocześnie MRA zajmując stanowisko publiczne musi pozostawać w zgodzie z zakresem kompetencji organizacji (statutem i innymi deklaratywnymi dokumentami).Równocześnie organizacja nie powinna angażować się w sytuacje, w których nie posiada ona mandatu ani odpowiedniej wiedzy specjalistycznej. Ponadto MRA reprezentuje wszystkich swoich członków i dąży do inkluzyjności co skutkuje dbaniem o to, aby zajmowane przez nią publiczne stanowisko nie tworzyło podziałów i nie polaryzowało stanowisk pośród członków MRA. 

Dokument został opracowany przez grupę członków MRA pod kierownictwem Trudy Peterson [2]  (zasłużona archiwista USA, pełniła funkcję archiwisty Stanów Zjednoczonych (1993-1995) tj. była szefem i głównym administratorem National Archives and Records Administration (NARA), odpowiadała za nadzór i kierowanie Narodowymi Archiwami. 
Dokument składa się z trzech podstawowych części oznaczonych wersalikami A, B i C. Systematyka drugiego rzędu określona jest za pomocą cyfr rzymskich. W części A trzeci rząd systematyzacji systematyzują litery minuskułą.

Robocze tłumaczenie dokumentu

A. Kryteria spraw powodujących publiczne wystąpienie MRA
1. Sprawa musi dotyczyć archiwów, dokumentacji lub danych.
2. Sprawa dotyczy jednego lub więcej z następujących:
a. Rzeczywistego lub nieodwracalnego nieautoryzowanego zniszczenia archiwów, dokumentacji lub danych.
b. Zniszczenia budynków archiwalnych, przymusowa relokacja do nieodpowiednich lokalizacji.
c. Zamknięcia wcześniej otwartych zasobów, w tym reklasyfikacji archiwów, dokumentacji lub danych.
d. Nierówny dostęp przyznawany badaczom.
e. Cenzura archiwów, dokumentacji lub publikacji danych, blokowanie rozpowszechniania publikacji.
f. Publikacje archiwalne lub wystawy oparte na sfałszowanych archiwaliach, dokumentach lub danych.
g. Zagrożenia ze strony władz publicznych lub prywatnych pod adresem profesjonalnego administrowania archiwami.
h. Ataki na standardy zawodowe i integralność osobistą archiwistów lub specjalistów ds. dokumentacji/danych/informacji, w tym przymusowego wyjazdu.
i. Likwidacji szkoleń dla archiwistów i specjalistów ds. dokumentacji/danych/informacji.
j. Zakaz lub przymusowe przejęcie stowarzyszenia archiwistów lub zarządców dokumentacji/danych/informacji przez władze państwowe.
k. Wsparcie dla archiwów lokalnych lub krajowych w zakresie pozyskiwania i przechowywania prywatnych archiwów międzynarodowej firmy, która zaprzestaje działalności, jeżeli zezwala na to obowiązujące prawo lub regulacje archiwalne.
l. Wszelkie inne działania naruszające archiwa, dokumentację lub dane.
B Opcje zaangażowania
1. Wysłać list od Prezydenta MRA do strony odpowiedzialnej. List zostanie udostępniony członkom ICA za pośrednictwem strony internetowej ICA lub w podobny sposób.
2. Wysłać list od Prezesa ICA do strony odpowiedzialnej i rozesłać go jako komunikat prasowy ICA.
3. Napisać i opublikować oświadczenie, artykuł lub felieton wyjaśniający problem i przedstawiający stanowisko MRA.
4. Utworzyć organ monitorujący MRA w tej sprawie, odpowiedzialny za raporty okresowe.
5. Przyłączyć się do oświadczenia stowarzyszenia zawodowego, aby wzmocnić nasz wspólny głos.
6. Poprosić stowarzyszenie zawodowe o przyłączenie się do publicznego oświadczenia przygotowywanego przez MRA.
7. Jeśli sprawa prawna jest prowadzona przez stowarzyszenie zawodowe, należy przedstawić opinię prawną (amicus curiae) na poparcie zajętego stanowiska.
[Uwaga: Jeśli sprawa będąca przedmiotem dochodzenia została zainicjowana lub uwzględniona/poparta przez członka instytucjonalnego lub indywidualnego ICA, należy zapoznać się z opcjami dyscyplinarnymi dostępnymi w Statucie ICA]

C. Postępowanie administracyjne
1. Na wniosek osoby fizycznej lub członka instytucjonalnego, organu MRA lub stowarzyszenia zawodowego z prośbą o publiczne zajęcie stanowiska w odpowiedzi na aktualny problem Prezydent, po zasięgnięciu opinii Dyrektora Wykonawczego, przekaże wniosek do odpowiedniego organu lub organów MRA w celu uzyskania opinii. Opinia powinna zawierać zarówno decyzję o podjęciu konsultacji publicznej i jeśli tak, to jaki poziom zaangażowania należy rozważyć.
2. Jeżeli opinia odpowiedniego organu lub organów MRA nie zezwala na podjęcie działań, Prezydent przekaże wniosek i opinię Zarządowi Wykonawczemu; żadne działania nie zostaną podjęte, dopóki Zarząd, większością głosów, nie podejmie decyzji o ich podjęciu.

3. Jeżeli opinia zezwala na podjęcie działań, organ ICA, który ją przekazuje, musi dołączyć merytoryczną dokumentację danej sprawy, potwierdzającą fakty i przedstawiającą odpowiedni kontekst sprawy.
4. Po otrzymaniu opinii o podjęciu działań, Prezydent powierzy odpowiedzialność za sporządzenie odpowiedzi członkowi posiadającemu wiedzę w tej sprawie.
5. Projekt odpowiedzi zostanie przekazany zarządowi i właściwemu organowi lub organom MRA w celu uzyskania ich opinii.
6. Po otrzymaniu uwag, wyznaczony członek kompetentny przygotuje tekst skonsolidowany.
7. Zmieniony projekt zostanie przekazany Zarządowi Wykonawczemu z rekomendacją co do dalszego procedowania. Rada Wykonawcza przeprowadzi konsultacje za pośrednictwem Zoom, poprzez dyskusję i decyzję, głosowanie elektroniczne lub w ogłoszonym terminie „brak sprzeciwu” na odpowiedź. Decyzja Zarządu Wykonawczego jest ostateczna.
W przypadku konieczności szybkiej reakcji, proces może zostać skrócony do minimum kroków 1 i 4 (bez konsultacji z innym organem ICA) oraz 7.

Po przeczytaniu powyższego dokumentu nasuwa się refleksja, że w  części A dokonano niezwykle istotnego rozpoznania i zdefiniowania zagrożeń jakie mogą się pojawić i pojawiają się we współczesnym świecie wobec archiwów i archiwistów. 

Źródło:

ICA: ICA Policy on Taking a Public Stand – Call for Comments / Politique de l’ICA relative à la prise de position publique – Appel à commentaires

[1] Statut MRA z 1948 r.

[2] MRA opublikowała jej pracę: „Powszechna Deklaracja Praw Człowieka: komentarz archiwalny”