W dniach 22-23 maja 2014 r. odby?a si? XIV Mi?dzynarodowa Konferencja Archiwów Pa?stw Europy ?rodkowo-Wschodniej pod nazw? "Colloquia Jerzy Skowronek dedicata", tym razem zatytu?owana „Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym ?wiecie XXI wieku”. Konferencja zosta?a zorganizowana przez Naczeln? Dyrekcj? Archiwów Pa?stwowych (i w jej siedzibie odbywa?y si? obrady) oraz Instytut Pami?ci Narodowej.
Na pocz?tku Naczelny Dyrektor Archiwów Pa?stwowych, prof. W. St?pniak oraz dr ?. Kami?ski, prezes IPN, przywitali zebranych.
W referacie wprowadzaj?cym: „Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym ?wiecie XXI w. – stare czy nowe wyzwania” dr A. Biernat (NDAP) przedstawi? katalog rozmaitych pyta? i w?tpliwo?ci: czy dotychczasowe kryteria warto?ciowania dokumentacji masowej s? wystarczaj?ce i czy s? pewne i obiektywne (w Polsce warto?ciowanie jest dwustopniowe: najpierw wybiera si? twórców dokumentacji, potem dokumentacj?), jak liczy? koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej, czy informacja musi by? trwale zwi?zana z no?nikiem, czy w Internecie wytwarza si? materia?y archiwalne i czy w dobie cyfrowej globalizacji maj? jeszcze przysz?o?? dotychczasowe zasady archiwalne: przynale?no?ci zespo?owej i terytorialnej. Pad?o te? okre?lenie „prawo do zapomnienia”, maj?ce da? obywatelom prawo do wymazania z dokumentacji faktów ich dotycz?cych.

Nast?pnie I. Dragan (Rumunia) w wyst?pieniu „Ryzyko "archiwalnego chaosu". O konieczno?ci strategii rz?dowej w sytuacji szybkich zmian w dziedzinie archiwów” omówi? elementy ryzyka wyst?puj?ce w Rumunii i zaliczy? do nich: prywatyzacj? i fal? bankructw przedsi?biorstw pa?stwowych (doprowadzi?a do przej?cia sporej ilo?ci materia?ów archiwalnych przez prywatne jednostki), ustaw? o informacji tajnej z 2002 r., która ignoruje istnienie archiwów oraz brak spójnej wizji informatyzacji administracji. Z kolei przedstawiciel Narodowych Archiwów Estonii L. Leht zaprezentowa? system UAM (Universal Archiving Module), s?u??cy do transmisji danych z urz?dów do archiwum oraz do ich przechowywania, a go?cie z ?otwy (G. Karlsons, A. Starikovs) w prezentacji „Zapisy cyfrowe a papierowe: ponowna ocena naszej polityki gromadzenia” zastanawiali si? g?ównie nad kosztami przechowywania dokumentacji elektronicznej, przedstawiaj?c model liczenia tych kosztów, z których wynika?o, ?e s? one ni?sze ni? op?aty za przechowywanie dokumentacji papierowej. Kolejny referat, „Digitalizacja archiwów by?ych s?u?b specjalnych Bu?garii – problemy i mo?liwe decyzje” B. Michaj?owa (Bu?garia) skupi? si? na problemach: ci?cia bud?etowe i brak okre?lonego tryb post?powania z danymi wra?liwymi i kwestia regulowania dost?pu do danych. K. Schmidt (NDAP) w prezentacji „Czy archiwom potrzebne s? eksabajty pami?ci?” najpierw przedstawi? rodzaje tradycyjnej dokumentacji archiwalnej i na ich tle ró?nice w stosunku do dokumentacji elektronicznej jako zapisu oderwanego od no?nika, dla której no?nik jest tylko tymczasowym „rega?em”. Zauwa?y?, ?e potrzebna b?dzie kompletna technologia do przechowywania tej?e dokumentacji, a technologia ta te? b?dzie si? starze?. W przypadku dokumentacji elektronicznej istnieje pokusa, aby zachowa? ca?o??, bez konieczno?ci jej warto?ciowania, jednak w konkluzji prelegent stwierdzi?, ?e jest to niemo?liwe: nie ma takiej potrzeby, mo?liwo?ci i, co najwa?niejsze, nie ma przyzwolenia na tak? praktyk? – potrzebna wi?c b?dzie selekcja. Nast?pnie „Tworzenie tre?ci elektronicznych archiwów pa?stwowych Republiki Bia?oru?” by?o przedmiotem wyst?pienia O. A. Ledowskiej (Bia?oru?), która przedstawi?a m.in. projekt „Dokumentalne dziedzictwo Rzeczypospolitej”, b?d?cy publikacj? elektroniczn? oraz baz? danych gromadz?c? informacje z archiwów Polski, Litwy, Bia?orusi i Ukrainy na temat zespo?ów archiwalnych i kolekcji powsta?ych na wschodnich terenach Rzeczypospolitej w latach 1569-1795. Potem J. Mirecki (Polska) omówi? „Warto?ciowanie dokumentów elektronicznych w oparciu o systemy automatycznego rozpoznawania ich zawarto?ci”, czyli do?wiadczenia zwi?zane z identyfikacj? mówców z nagra? Archiwum Senatu a tak?e z Archiwów Prze?omu, projektu gromadz?cego dane nt. wydarze? w Polsce w latach 1989-1991. M. Szabaciuk (UMCS) w referacie pt. „Problem warto?ciowania dokumentacji elektronicznej jako zasobu ?róde? historycznych dla przysz?ych badaczy dziejów XXI w.” stwierdzi?a, ?e dokumentacja elektroniczna powinna podlega? takim samym procedurom warto?ciowania jak dokumentacja tradycyjna. Nast?pnie D. Lukšait? (Litwa) przedstawi?a rozwa?ania pt. „B?d?c cz??ci? cyfrowego ?wiata: zapisy elektroniczne i interoperacyjno??”. W. Jankowaja (Rosja) w referacie zatytu?owanym „Regulacja normatywna i metodyczna zarz?dzania dokumentami elektronicznymi w prowadzeniu ewidencji i w archiwach: do?wiadczenie Federacji Rosyjskiej” omówi?a skomplikowana organizacj? administracji w Rosji i co za tym idzie organizacj? tamtejszych archiwów, wspomnia?a te? o nowych archiwach przej?tych na Krymie. W zakresie dokumentacji elektronicznej w Rosji podpisany dokument elektroniczny jest równoznaczny z podpisanym dokumentem papierowym, a wobec systemów informatycznych stawia si? wymogi sformu?owane w normach ISO. „Podstawy prawne i aktualne problemy informatyzacji dzia?alno?ci archiwalnej w Uzbekistanie” przedstawi?y  F. Dadajewa i M. Nabijewa (Uzbekistan): przy tamtejszej Radzie Ministrów od 2010 r. dzia?a specjalna agencja zajmuj?ca si? zasadami post?powania z dokumentacj? elektroniczn?, a nap?yw tej?e do archiwów pa?stwowych jest spodziewany za 10-15 lat, w zwi?zku z czym okre?lono kryteria warto?ciowania dokumentacji elektronicznej – zachowuje si? j? tak d?ugo jak dokumentacj? papierow?. Planowana jest tak?e budowa centralnego systemu do przechowywania i zarz?dzania dokumentacj?. Nast?pnie W. Sawicki (Polska, IPN) przedstawi? prezentacj? pt. „Zintegrowany System Kartotek Operacyjnych”. Jest to baza danych, tworzona od lat. 70. XX w. przez S?u?b? Bezpiecze?stwa, b?d?ca elektroniczn? wersj? zbioru informacji kilku milionów kart o obywatelach. Dane by?y kilkakrotnie migrowane, obecnie posiadane wersje zawieraj? dane z kopii z roku 1988 i 1990 (w latach 1989-1990 SB zniszczy?a ok. 880 tys. kart oraz usuni?to ok. 17 tys. rekordów z bazy) i dotycz? ok. 200 tys. osób.

Drugi dzie? obrad rozpocz??a I. Fischer (przewodnicz?ca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy NDAP) wyst?pieniem pt. „Gromadzenie dokumentacji masowej – wybór problemów, problem wyboru”. Przedstawi?a definicj? dokumentacji masowej oraz poj?cia: masowo?? dokumentacji i dokumentacja masowa (jednorodny typ lub rodzaj dokumentacji w du?ej ilo?ci, np. dokumentacja historii chorób). Problemy te by?y ostatnio przedmiotem rozwa?a? archiwistów, m.in. w literaturze oraz na konferencji w Poznaniu na UAM w listopadzie 2010 r. Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji w kadencji 2012-2016 szczególnie mocno zajmuje si? problemem dokumentacji masowej, np. dowodów osobistych czy dokumentacji projektów unijnych. Potrzeba selekcji jest oczywista: dotychczas podkre?lano wzgl?dy praktyczne: nie ma miejsca na przechowywanie ogromnych ilo?ci materia?ów, nie ma mo?liwo?ci ich opracowania, a tak?e wykorzystania przez badaczy. Popularna obecnie historia postmodernistyczna sprowadzi?a do archiwów nowych u?ytkowników, których interesuj? g?ównie ?ród?a jednostkowe, dotycz?ce pojedynczych osób i archiwi?ci musz? wzi?? pod uwag? ich potrzeby w procesie warto?ciowania. Nast?pnie M. Merenmies (Finlandia) przedstawi? referat pt. „Zachowanie cyfrowych baz danych: praktyczne do?wiadczenia Archiwum Narodowego Finlandii”, w którym omówi? kwesti? zachowywania baz, pochodz?cych cz?sto z lat 70. XX w. Tu równie? pojawi? si? problem warto?ciowania, gdy? nie sposób zachowa? wszystkich baz: g?ównym celem powinno by? zabezpieczenie danych, które by?y celem powstania bazy. W. Nasewicz (Bia?oru?) zaprezentowa? „Do?wiadczenie gromadzenia materia?ów spisu ludno?ci Republiki Bia?orusi z 2009 roku”, które polegaj? na przechowywaniu danych na p?ytach CD Verbatim. Wyst?pienie to spotka?o si? z ?yw? reakcj? zebranych, którzy wskazywali na nietrwa?o?? tych?e no?ników; w odpowiedzi us?yszeli, ?e jest to rozwi?zanie tymczasowe i przewidywana jest migracja danych. T. Kupruniec (Ukraina) omówi? „Kryteria warto?ciowania elektronicznych zasobów informacyjnych jako ?róde? historycznych”, wskazuj?c 2 kryteria: temat i pochodzenie ?ród?a. Nast?pnie J. S?oma (Polska, IPN) przedstawi? temat: „Selekcja materia?ów i prawne aspekty archiwizowania stron internetowych. Wybrane inicjatywy”. Przeci?tna ?rednia ?ywotno?? strony internetowej wynosi ok. 75 dni, a rocznie znika ich ok. 80%. Przedstawiono wi?c projekty: WaybackMachine (ameryka?ski), Minerva (Biblioteka Kongresu USA), Internet Archive, a tak?e rozwi?zania oparte o ustawodawstwo o egzemplarzu obowi?zkowym (Szwecja, Francja). W Polsce archiwizacja stron internetowych jest wykonywana w bardzo ograniczonym zakresie przez Narodowe Archiwum Cyfrowe i dotyczy stron wybranych urz?dów administracji publicznej. M. Priddy (Holandia) przedstawi? prezentacj? pt. „Sta?a publikacja online opisów metadanych dotycz?cych polskich zasobów archiwalnych w Europejskiej Infrastrukturze Bada? nad Zag?ad?: wyszukiwanie i dost?p do ?róde?” (European Holocaust Research Infrastructure EHRI), w której omówi? projekt konsorcjum 7 inicjatyw z kilkunastu krajów finansowanych przez Uni? Europejsk?: jest to jedno ?rodowisko badawcze, zawieraj?ce zunifikowane opisy oparte o standardy ISAD (G) i kolekcje wirtualne dotycz?ce ?róde? do bada? nad Holokaustem. W projekcie wykorzystano tak?e zasoby polskie (bazy SEZAM, ZoSIA, IZA), katalogi ?ydowskiego Instytutu Historycznego, IPN, archiwów ko?cielnych i prywatnych. A. Obho?aš (Chorwacja) zreferowa? temat: „Digitalizacja w Archiwum Narodowym Chorwacji”, gdzie mikrofilmowanie zast?piono masow? digitalizacj? archiwaliów: wskazano na zalety takiego rozwi?zania, przede wszystkim ?atwo?? dost?pu do skanów (ale wad? jest konieczno?? cz?stych migracji danych). T. Hajtnik (S?owenia) w wyst?pieniu „Wskazówki dotycz?ce u?ytkowania, przechowywania cyfrowego i dost?pu do cyfrowych zasobów dziedzictwa kulturowego” wymieni?a przede wszystkim norm? ISO 14721 (Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS)), która zosta?a przet?umaczona w S?owenii i zalecona do u?ywania. Nast?pnie C. Stühring i P. Janker (Niemcy) przedstawili problem „Digitalizacji w Archiwum BStU – projekty i perspektywy”. Jest to archiwum by?ej s?u?by bezpiecze?stwa, zawieraj?ce 111 km akt, fotografie, mikrofilmy, filmy, nagrania. Zainteresowanie tymi materia?ami jest bardzo du?e, do tej pory zarejestrowano ok. 3 mln wniosków o udost?pnienie akt. Digitalizacja materia?ów przebiega dwutorowo: w?asnymi si?ami, poprzez w?asne pracownie digitalizacji oraz przez zewn?trznych dostawców. Docelowo planuje si? tak?e retrokonwersj? katalogów analogowych do postaci cyfrowych. Jako ostatni na konferencji wyst?pi? – A. Pieczunko (Polska, IPN) z prezentacj? pt. „Polityka certyfikacji dla systemu Infrastruktury Klucza Publicznego IPN”, gdzie omówiono projekt informatyczny „Cyfrowe Archiwum”, tworzony do obs?ugi i zarz?dzania archiwów IPN: b?d? tu m.in. rejestrowane archiwalia, wypo?yczenia,  procesy digitalizacji itd. System b?dzie sk?ada? si? z 16 modu?ów, a opis materia?ów realizowany jest na kilku poziomach. Zastosowanie infrastruktury klucza publicznego jest w skali kraju projektem pionierskim i dopiero w dalszej perspektywie czasowej b?dzie mo?na potwierdzi? (lub nie) jego przydatno??.
W sumie w trakcie ca?ej konferencji wyg?oszono 23 referaty, których wys?ucha?o ponad 100 go?ci z kilkunastu krajów.
W toczonych dyskusjach w czasie konferencji (tak?e w kuluarach) do najcz?stszych tematów nale?a?y: koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej (chyba brak podstaw do stanowczych stwierdze? w tej materii) i warto?ciowanie dokumentacji elektronicznej – wyra?nie podkre?lano, ?e musi ona podlega? warto?ciowaniu i selekcji. W tym kontek?cie wskazywano, ?e standardy mi?dzynarodowe nie wyró?niaj? dokumentacji elektronicznej jako szczególnej ( A. Baniecki, AP Wroc?aw). Odwo?ania do standardów mi?dzynarodowych, rekomendowanych przez Mi?dzynarodow? Rad? Archiwów (ISAD(G), ISAAR) nast?powa?y zreszt? rzadko, ale cz?sto powo?ywano si? na normy ISO. Dyskusyjna by?a kwestia archiwizacji stron internetowych, pojawia?y si? g?osy, ?e nie jest to dzia?alno?? archiwistyczna (K. Politowski, NDAP). Ciekawym w?tkiem dyskusji by?a kwestia konieczno?ci (lub nie) konserwacji podpisu elektronicznego dokumentacji, która w przysz?o?ci b?dzie przechowywana w archiwach: czy bezpiecze?stwo danych nie b?dzie ju? gwarantowane poprzez procedury wewn?trzne obowi?zuj?ce w archiwach, tak?e jako urz?dach wiary publicznej? Pojawiaj?ce si? poj?cie „prawa do zapominania” odczytywano jako zagro?enie do integralno?ci zbiorów archiwalnych i bazy ?ród?owej dla badaczy. Cz??? rozwa?a? natomiast wydawa?a si? anachroniczna, np. kwestia oderwania zapisu od no?nika nie wymaga ju? chyba dodatkowych ustale?.
Niezaprzeczaln? warto?ci? konferencji by?a mo?liwo?? wymiany do?wiadcze? i spotkania archiwistów w wymiarze mi?dzynarodowym, co pokazuje, ?e wiele krajów ma podobne problemy, ale rozwi?zuje je w rozmaity sposób.
Zaproponowano tak?e, aby tematem przewodnim przysz?orocznej konferencji by?y relacje archiwów z otoczeniem spo?ecznym we wspó?czesnym ?wiecie.

Oprac. Hanna Staszewska

AP Pozna?