W dniu 2 czerwca 2015 r. odby?a si? w Toruniu konferencja podsumowuj?ca projekt realizowany przez Archiwum Pa?stwowe w Toruniu i Archiwum Pa?stwowe w Bydgoszczy przy udziale Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa?stwowych.

Uroczysto?? prowadzili Beata Herdzin, dyrektor toru?skiego archiwum, oraz Eugeniusz Borodij, dyrektor archiwum w Bydgoszczy. Przypomnieli pocz?tki i przebieg prac, dzi?kuj?c przede wszystkim pracownikom obu archiwów, a tak?e licznym wspó?pracownikom zewn?trznym, bez których realizacja szczytnych za?o?e? w czasie bardzo krótkim nie by?aby mo?liwa. W?adys?aw St?pniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Pa?stwowych w s?owie wprowadzaj?cym podkre?li? rang? i znaczenie projektu nie tylko dla tych archiwów, które go realizowa?y.

Szczegó?y dotycz?ce za?o?e? i realizacji przedstawi? Boles?aw Rassalski z archiwum w Bydgoszczy. Po przygotowaniach koncepcyjnych i etapie wy?aniania wykonawców w drodze przetargów przyst?piono do realizacji. W Bydgoszczy przygotowano pracowni? do digitalizacji, w której na 9 skanerach na dwie zmiany trwa?o skanowanie akt dowo?onych z Bydgoszczy i trzech pozosta?ych miejscowo?ci. W sumie zdigitalizowano akta stanu cywilnego z lat 1874-1910, ksi?gi metrykalne parafii rzymskokatolickich z lat 1810-1910 oraz ksi?gi meldunkowe od 1837 r. Ogó?em by?o to 29259 j.a. z archiwum w Toruniu z Oddzia?em we W?oc?awku oraz 17776 j.a. z archiwum w Bydgoszczy z Oddzia?em w Inowroc?awiu – w sumie 540 m.b. Skany zapisywano w formacie tiff oraz w u?ytkowym jpeg2000. Efektem jest portal internetowy, na którym umieszczone b?d? kopie cyfrowe dokumentów z obu archiwów. B?d?, bo projekt formalnie trwa do 30 czerwca 2015 r. Skanom towarzyszy baza danych, wyszukiwarka i narz?dzie umo?liwiaj?ce dopisywanie danych – prostych hase? indeksowych i hase? indeksu analitycznego, zgodnych z wytycznymi zatwierdzonymi w 2014 r. przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa?stwowych. Planowana jest tak?e implementacja systemu HGIS – geoinformacji historycznej. Po nim zabra?a g?os Ewa Szczodruch, prezes Kujawsko-Pomorskiego Towarzystwa Genealogicznego. Poinformowa?a, ?e od 2014 r. towarzystwo wspó?pracuje z realizatorami projektu, a wspó?prac? oceni?a bardzo pozytywnie. Cz?onkowie towarzystwa brali ju? udzia? w testowaniu i opiniowaniu systemu, rozpocz?li te? indeksowanie przy pomocy przygotowanych modu?ów. Przy tej okazji mieli okazj? przyjrze? si? skanom, których jako?? oceniaj? bardzo wysoko. Na zako?czenie E. Szczodruch wyrazi?a wdzi?czno?? i nadziej?, ?e portal b?dzie si? rozwija? i s?u?y? ró?nym odbiorcom.

W czasie konferencji, o godz. 12.58, nast?pi?o te? symboliczne uruchomienie portalu, poprzedzone chóralnym odliczaniem ko?cowych sekund oczekiwania. Budow? i funkcjonalno?ci portalu pokaza? B. Rassalski, zapowiadaj?c, ?e w czerwcu trwaj? jeszcze prace przy dodawaniu i walidacji skanów, wi?c swobodne i prawid?owe korzystanie b?dzie mo?liwe raczej od lipca. Zaznaczy?, ?e na razie liczy? si? nale?y z utrudnieniami wynikaj?cymi z roboczego przeci??enia systemu. A portal b?dzie utrzymywany co najmniej przez kolejnych 5 lat i dodawane b?d? do niego skany i opisy innych ?róde? do bada? genealogicznych. W dalszej cz??ci Stanis?aw B?a?ejewski z archiwum w Bydgoszczy wyg?osi? referat „?ród?a genealogiczne mieszka?ców województwa kujawsko-pomorskiego w innych zbiorach”. Opowiedzia? o dziejach tworzenia ksi?g metrykalnych i stanu cywilnego. Wyja?ni?, ?e wczesne ksi?gi metrykalne z terenu tego województwa przechowuje pi?? archiwów diecezjalnych, a cz??? materia?ów znajduje si? w instytucjach niemieckich. Zauwa?y? te?, ?e pojedyncze ksi?gi maj? w zasobie archiwa pa?stwowe w Koszalinie i Poznaniu. Wspomnia? równie?, ?e informacji o mieszka?cach szuka? mo?na nie tylko w ksi?gach stanu cywilnego, lecz tak?e wielu innych materia?ach.
Osoby zabieraj?ce g?os niejednokrotnie podkre?la?y zaanga?owanie wszystkich uczestników projektu. Pochwa?y zbierali i pracownicy archiwów, i pracownicy firm wykonawczych. Ich przedstawiciele zabrali g?os w ostatniej cz??ci konferencji. Opowiadali o swoim wk?adzie i realizowanych zadaniach. Adam Wojtkowski prezes EMC Polska, odpowiedzialnej za dostarczenie macierzy, zaznaczy?, ?e w ramach ?wiadczonych us?ug powsta?a pierwsza prywatna chmura do digitalizacji. Maciej Chojnacki z Digital-Center opowiada? o przebiegu procesu digitalizacji. Podkre?li?, ?e jego podstaw? by?o przygotowanie materia?ów do skanowania przez pracowników archiwów i wspomina?, jak wspólnie walczyli z czasem przewo??c (w sumie pokonali 2450 km) i skanuj?c materia?y, aby zd??y? wykona? zadanie w wyznaczonym terminie. Podsumowa? te? nieliczne do?wiadczenia negatywne, które w nast?pnych przedsi?wzi?ciach nale?y bra? pod uwag?. Krzysztof Jurek prezes Logon S.A., firmy odpowiedzialnej za przygotowanie oprogramowania, zaznaczy?, ?e pracownicy firmy zacz?li si? uto?samia? z projektem i s? przygotowani na kolejnych 5 lat utrzymania portalu i konieczne jego korekty. Stanis?aw Klunder z Business Online Services Sp. z o.o. skupi? si? na podkre?laniu pozytywów wspó?pracy oraz zaanga?owania przedstawicieli wszystkich uczestników w twórcze rozwi?zywanie problemów. Zaznaczy? te?, ?e maj?c do czynienia z instytucjami tak szacownymi i tradycyjnymi jak archiwa, w przygotowanym portalu zastosowano najnowocze?niejsze rozwi?zania informatyczne. W krótkiej dyskusji ko?cowej zabra? g?os m.in. Janusz Pawelczyk prezes Pomorskiego Towarzystwa Genealogicznego, mówi?c o dotychczasowych dobrych do?wiadczeniach kontaktów z archiwami w Bydgoszczy, Toruniu i Gda?sku.
Podzi?kowanie dyrektor Beaty Herdzin przedstawicielom firmy SoftBlue S.A., która dba?a o prawid?owy przebieg projektu i której zadaniem jest jeszcze jego ostateczne rozliczenie, by?o jednym z ostatnich elementów konferencji. Trudno powiedzie?, czy wi?cej by?o na niej podzi?kowa?, czy oklasków wyra?aj?cych podziw i aprobat? zebranych. Jedne i drugie budowa?y niezwykle ciep?? i przyjazn? atmosfer?, której pod?o?e tkwi?o zapewne w pozytywnych do?wiadczeniach i postawach osób uczestnicz?cych w projekcie.

Sekwencja filmowa z wydarzenia w serwisie YouTube.

Tekst Anna Laszuk (NDAP)
Zdj?cia Marzena Kami?ska (AP w Toruniu)
Film Robert Górski (NDAP)