Warto?ciowanie dokumentacji to odpowiedzialne i bardzo niejednoznaczne zagadnienie. Jakie dokumenty pozostawi? do tzw. „wieczystego” przechowywania, a co wybrakowa? i przepu?ci? nieodwracalnie przez niszczark??. Podejmowane w danej chwili przez archiwa decyzje b?d? kszta?towa?y bowiem wiedz? nast?pnych pokole? o przesz?o?ci.  Pomimo istnienia narz?dzi w postaci zdefiniowanych kryteriów oceny dokumentacji czy wykazów akt, dylematy pozostaj?. Jak wskazuje praktyka konieczna jest tu ci?g?a weryfikacja i aktualizacja narz?dzi warto?ciuj?cych dokumentacj?
Szwajcarskie Archiwum Federalne od 2012 roku publikuje Bewertungsentscheide, czyli decyzje warto?ciuj?ce dokumentacj?. Odnosz? si? one zarówno do dokumentacji ju? wytworzonej – decyzje retrospektywne, jak równie? do dokumentacji, która b?dzie powstawa? w przysz?o?ci – decyzje prospektywne. Decyzje te s? wi???ce wy??cznie dla urz?dów i instytucji federalnych a wi?c urz?du kanclerza federalnego –odpowiednika urz?du prezesa rady ministrów oraz ministerstw konfederacji szwajcarskiej.

Bundesarchiv i instytucje federalne jako aktotwórcy, wspólnie oceniaj? warto?? archiwaln? akt spraw tam powstaj?cych. Wyniki s? zapisywane w decyzjach ewaluacyjnych. Opisuj? one przyczyny oraz przedmiot spraw odzwierciedlonych w dokumentacji podlegaj?cej warto?ciowaniu, analizuj? jej tre?? i wyja?niaj?, dlaczego dane sprawy s? archiwizowane, lub nie. Decyzje dotycz? zmiany dotychczasowej warto?ci lub wprowadzenia nowych rodzajów spraw do odpowiednika naszego rzeczowego wykazu akt, czyli do Ordnungssystem. Zanim Bundesarchiv przygotuje decyzje w sprawie ko?cowej oceny, jej wyniki  s? dost?pne publicznie w celu uzyskania informacji zwrotnych od obywateli zainteresowanych tymi zagadnieniami. Wychodz?c naprzeciw potrzeb spo?ecze?stwa aktywnie uczestnicz?cego w decyzjach ogólnofederalnych, Bundesarchiv umo?liwia poprzez swoj? zak?adk? na stronie internetowej Archivieren oder nicht? Diskutieren Sie mit!- po zalogowaniu si?, udzia? w procesie warto?ciowania dokumentacji. Dla osób tym zainteresowanych organizowane s? równie? bezp?atne warsztaty z zakresu warto?ciowania dokumentacji – najbli?szy odb?dzie si? 10 listopada, a po?wi?cony b?dzie dokumentacji dotycz?cej komunikacji i infrastruktury drogowej.  
Podstaw? do tworzenia decyzji warto?ciuj?cych jest  Aktenplan lub te? Ordnungssystem,  który jest odpowiednikiem jednolitego rzeczowego wykazu akt. Tworzony jest on podobnie jak w Polsce. Zbudowany jest on w systemie dziesi?tnym i posiada 10 g?ównych klas, z których klasy g?ówne od 0 do 9 stanowi?: 0 – organizacja zarz?dzanie, 1- obs?uga jednostki czyli sprawy kadrowe, maj?tkowe i finanse, 2-7 zagadnienia merytoryczne; 8 stosunki i zarz?dzanie zewn?trzne; 9 pozosta?e. Ka?da z klas g?ównych posiada kolejne podklasy konstruowane wed?ug schematu: 0 – ogólne; 1-8 klasy merytoryczne; 9 -  pozosta?e. Ordnungssystem okre?la równie? kwalifikacj? archiwaln? poszczególnych spraw, podobnie ale nie identycznie, jak w jednolity rzeczowy wykaz akt – okre?la on bowiem po pierwsze okres przechowywania akt u aktotwórcy, a nast?pnie okre?la warto?? archiwaln? w nieco bardziej z?o?ony sposób, jako: archivwürdig, czyli materia?y archiwalne, nicht archivwürdig, czyli dokumentacja niearchiwalna,  noch nicht bewertet, czyli dokumentacja nie zdefiniowana pod wzgl?dem warto?ci, Anbieten, czyli dokumentacja, która jest przekazywana do archiwum i dopiero tam nast?puje jej warto?ciowanie oraz Sammpling, czyli dokumentacja przyk?adowa traktowana jako materia?y archiwalne, co znamy równie? z w?asnej praktyki..

W 2017 roku Archiwum Federalne w Bernie wyda?o 27 decyzji warto?ciuj?cych dokumentacj? urz?dów federalnych w Bernie. Decyzje te podparte zosta?y opiniami zebranymi w trakcie konsultacji spo?ecznych przeprowadzanych za po?rednictwem strony internetowej Bundesarchiv. To ciekawa inicjatywa zach?caj?ca spo?ecze?stwo do aktywnego wspierania i uczestniczenia w procesie warto?ciowania dokumentacji, który tak naprawd? decyduje o tym, jakie informacje o naszych zwariowanych czasach przetrwaj? dla przysz?ych pokole?.

Jolanta Le?niewska
AP P?ock/ O Kutno

?ród?o:  Bewartungsentscheide