Współcześnie coraz bardziej rozpowszechniona jest metoda składowania zasobów cyfrowych w tzw chmurze (cloud computing). Ta, z punktu widzenia użytkownika, stosunkowo tania metoda przechowywania danych, we Francji zyskuje coraz większe uznanie. Korzystają z niej przedsiębiorstwa i wkroczyła także w obszar administracji publicznej, zwłaszcza terytorialnej. W konsekwencji coraz szerszego stosowania “chmury” przez podmioty administracji publicznej, koniecznym stały się zarówno regulacje prawne, jak i rozwiązania z zakresu tzw. dobrej praktyki  Już w 2015 r. interdyscyplinarny zespół fachowców przygotował “Przewodnik po chmurze komputerowej i centrach danych do wykorzystania przez administrację terytorialną” (Guide sur le Cloud Computing et les Datacenters à l’attention des collectivités locales). Rok później, w 2016 r. Dyrektor Generalny Wspólnot Lokalnych i Dyrektor Archiwów Francji wydali wspólnie zalecenie (L'information en nuage (cloud computing) dotyczące postępowania z dokumentacją archiwalną wytwarzaną przez regionalne prefektury (administrację terytorialną) i przechowywane w chmurze.
Kluczem zaproponowanej dobrej praktyki jest systematyka chmury zawarta w załączonym do zalecenia aneksie. Dzieli ona typy chmury na trzy grupy: publiczną, prywatna i suwerenną.

Podmioty wytwarzające dokumentację archiwalną mogą korzystać jedynie z chmury suwerennej. Uzasadniono takie postanowienie faktem, że “chmura” niesuwerenna nie pozwala zagwarantować, że przechowywane w niej dane znajdują się fizycznie na terytorium francuskim podlegającym prawodawstwu francuskiemu. W takim przypadku dane o charakterze archiwalnym mają charakter nielegalny, ponieważ nie podlegają prawodawstwu francuskiemu.

Poniżej robocze tłumaczenie terminów użytych w dokumencie

Chmura publiczna
Model w którym chmura dostępna jest potencjalnie dla każdego klienta publicznego czy prywatnego. Granice chmury publicznej są nieprecyzyjne i klient nie ma prawie żadnych ograniczeń w dostępie do całości usługi chmury. Infrastruktura dostawcy usługi chmury jest zwykle międzynarodowa i rozsiana w wielu krajach tak, że klient nie wie gdzie jego dane się znajdują.

Chmura prywatna
Model w którym serwis chmury używany jest tylko przez jednego klienta, który kontroluje jego zasoby. Chmurą prywatną może posługiwać się organizacja do której należy klient lub zewnętrzny dostawca.  Chmura prywatna precyzyjnie ogranicza do jednej konkretnej organizacji dostęp do swoich zasobów.

Chmura suwerenna
Model w którym przyjęcie i całość postępowania z danymi wykonywana jest przez podmiot, który fizycznie realizowany jest na terytorium narodowym francuskim, przez podmiot prawa francuskiego, stosujący prawo i normy francuskie.

Mobilność danych
Model zaprojektowany tak, że klient chmury może w każdym momencie odzyskać dane w formie eksploatacyjnej i może je przekazać na przechowanie do innej struktury przechowującej, której model może być zupełnie inny. Proces ten musi być odwracalny.

System archiwizacji elektronicznej
System archiwizacji elektronicznej jest całością funkcjonalności programowych pozwalających przechowywać i odtwarzać dokumenty lub dane elektroniczne w długim czasie, gwarantując ich integralność i czytelność.  To narzędzie programistyczne musi być zainstalowane w infrastrukturze materialnej, może być lub nie częścią modelu chmury. Rząd nie proponuje wspólnotom oferty modelu systemu archiwizacji elektronicznej w postaci chmury. Usługobiorcy proponują zewnętrzne rozwiązania archiwizacji cyfrowej. Administracja terytorialna może się do nich uciekać w przypadku swoich archiwów bieżących i pośrednich (lecz nie dla archiwaliów przechowywanych wieczyście z tytułu ich wartości historycznej) pod warunkiem, że dostawca usługi znajduje się na specjalnej liście francuskiego Ministerstwa Kultury.

oprac. Adam Baniecki
AP WrocławO/ Bolesławiec