Archiwum Federalne w Bernie (Schweizerisches Bundesarchiv SBA) na wniosek podmiotów trzecich, przechowuje i archiwizuje dane cyfrowe z kantonów, gmin i innych instytucji, które mają obowiązek świadczenia usług publicznych. Dotyczy to również archiwów kantonalnych oraz komunalnych. Zasady dotyczące archiwizacji cyfrowej w SBA przedstawiono już w 2009 r., w dokumencie „Polityka archiwizacji cyfrowej”.
Archiwum Federalne oferuje ze swojej strony następujące usługi:
- Archiwizacja danych cyfrowych
- Doradztwo w zakresie organizacji, administracji i przechowywania
- Szkolenie w zakresie zarządzania i wykorzystywania informacji

Zalety archiwizacji danych cyfrowych w SBA, to:
- Ugruntowany system archiwizacji oparty na międzynarodowych standardach,
- Oszczędność kosztów dzięki wykorzystaniu synergii,
- Archiwum Federalne ma wieloletnie doświadczenie w przetwarzaniu i zabezpieczaniu dokumentów cyfrowych (strategia migracji)
- Oddzielne przechowywanie danych dla wszystkich klientów z wyłącznym i autonomicznym dostępem do własnych danych przez całą dobę
- Wygodne i bezpieczne przesyłanie danych do systemu archiwum BA za pośrednictwem aplikacji internetowej (platforma transferowa)
- Bezpieczeństwo w różnych lokalizacjach i w sieci krajowej z wieloma zabezpieczeniami.

W roku bieżącym do SBA zostały przekazane dane cyfrowe z kantonu Fryburg. Jak w każdym katonie w Szwajcarii, również w kantonie fryburskim funkcjonuje archiwum kantonalne/ państwowe - Archives de l'Etat de Fribourg, ale to właśnie SBA jest – zgodnie z polityką Federacji, właściwym miejscem do przechowywania danych cyfrowych. Współpraca ta ma łączyć siły i zapewnić ciągłość, bezpieczeństwo i swobodny dostęp do archiwum cyfrowego.

Kanton Fryburg powierzył przechowywanie swojego zasobu cyfrowego SBA przez co najmniej następnych pięć lat. Dzięki temu partnerstwu kanton Fryburg może zaoszczędzić na kosztach rozwoju i zakupu własnego rozwiązania, ale zachowuje kontrolę nad zarchiwizowanymi danymi. SBA, dysponując infrastrukturą technologiczną i dużym doświadczeniem w tym zakresie, przejmuje ciągłą kopię zapasową danych i wszystkich związanych z tym zadań technicznych.

SBA przechowuje dane w kilku lokalizacjach i zapewnia ich autentyczność i dostępność. Aby to zrobić, używa wysoce bezpiecznej sieci federalnej. Przechowuje dane, ale nie ma do nich praw. Kanton Fryburg może przeglądać swoje dane niezależnie i w dowolnym czasie, bez konieczności korzystania z usług SBA.

Od 2015 roku Archiwa Federalne oferują jednostkom spoza rządu federalnego możliwość wykorzystania swojej infrastruktury technologicznej do archiwizacji danych cyfrowych. Kanton Genewa już skorzystał z tej możliwości.

Źródło: Das Bundesarchiv hostet das digitale Archiv des Kantons Freiburg

Jolanta Leśniewska
AP Płock O/Kutno