Records manager – administrator dokumentacji

Termin records management jest zgodnie tłumaczony, jako zarządzanie dokumentacją. Jedynie badacze z Lublina uważają, że tłumaczenie nie oddaje w pełni znaczenia terminu i dlatego proponują używanie wersji oryginalnej – records management. Prof. Krzysztof Skupieński, kierownik Zakładu Archiwistyki UMCS poinformował podczas dyskusji na VI Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich o swej inicjatywie utworzenia kierunku ”Archiwistyka i Records Management”. Ostatecznie po pewnych administracyjnych perturbacjach od 1 października 2012 roku zaczął działalność kierunek „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi”.(1) Tym niemniej, jeżeli ktoś zna angielski, zrozumie propozycję lubelską, gdy ktoś inny przeczyta o zarządzaniu dokumentacją, będzie wiedział o co chodzi.

Problemem pozostaje natomiast wciąż tłumaczenie nazwy osoby wykonującej tę funkcję. Po angielsku jest to proste, dziedziną records management zajmuje się records manager. Po polsku analogia nie brzmi najlepiej, zarządzaniem dokumentacją zajmowałby się „zarządca dokumentacji”. Określenie to brzmi nazbyt archaicznie i kojarzy się raczej z zarządcą folwarku, niż z pracownikiem zajmującym się zarządzaniem nowoczesną dokumentacją elektroniczną.

Wydawałoby się, że problem powinna rozstrzygać Polska Norma, która zaleca standardową terminologię związaną z informacją i dokumentacją.(2) Norma ta jest tłumaczeniem (nie wolnym od niedociągnięć) normy wydanej przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną.(3)

Dokument ten zaleca, aby termin records manager tłumaczyć jako menedżer dokumentacji.(4) Według Słownika języka polskiego menedżer to „osoba zarządzająca przedsiębiorstwem lub jego częścią”.(5) Wydaje się wątpliwe, by dyrektor, rzeczywisty menedżer organizacji w archiwiście zakładowym, lub jego koledze, widział partnera do współzarządzania.(6)
Z kolei w obowiązującym Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej wydanym w 2011 roku (a zatem w czasie, gdy opublikowana już była i obowiązywała wspomniana norma) znajdujemy jeszcze inną propozycję.(7) Instrukcja określa jednoznacznie, że do zarządzania dokumentacją, czyli „do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych”. Jednocześnie instrukcja stwierdza: „Funkcję tę powierza się archiwiście”. Zatem w tym przypadku records manager to koordynator czynności kancelaryjnych i jednocześnie archiwista [zakładowy]. Wydaje się, że taki podwójny tytuł nie jest łatwy w użyciu i zapewne jego właściciel będzie nadal nazywany archiwistą. Dodajmy, że badacze lubelscy z powodów wyżej wymienionych, proponują zachować wersję oryginalną i używać określenia records manager.

Sytuacja nie jest zatem prosta. Obojętnie, jakiego zwrotu się użyje, będzie się w niezgodzie z oficjalnymi dokumentami - albo z polską normą, albo z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. W tej sytuacji proponuję jeszcze inne rozwiązanie. Wydaje się, że możliwym kompromisem byłoby określenie administrator dokumentacji. Wszak zgodnie ze Słownikiem języka polskiego administrator to „osoba lub instytucja zarządzająca czymś”.(8) Istnieją analogie w świecie informatyków, gdzie spotykamy administratorów systemów operacyjnych, baz danych, serwerów, czy sieci to czynność, działanie, a nie dokument, por.: to act).
. Także w życiu codziennym zarządca posesji to administrator nieruchomości. Zauważmy wreszcie, że w międzynarodowym słowniku terminologii archiwalnej zaznaczono, że inna nazwa terminu records manager to records officer, lub records administrator.(9) Termin records manager pojawił się w Stanach Zjednoczonych dopiero w latach pięćdziesiątych XX wieku, a wcześniej zawód ten określano mianem records administrator. Dopiero przypisanie nowych zadań do tej profesji (głównie kopiowanie i zaopatrzenie w materiały biurowe) doprowadziło do zmiany nazwy.(10)

Mam świadomość, że propozycja tłumaczenia nazwy records manager zwrotem administrator dokumentacji jest tylko jedną z możliwości. Podobnych może być wiele. Jak to zwykle w życiu bywa, o wyborze nowego terminu zadecyduje praktyka dnia codziennego, zarówno przemyślenia badaczy uniwersyteckich, jak i dokonania profesjonalistów zajmujących się zarządzaniem dokumentacją.(11)  Zatem tak jak przewidywał cytowany wyżej dyr. Siemieński, dziedzina terminologii, także tej archiwalnej jest domeną prawdziwego ludowładztwa i „cały demos jest tu prawodawcą”.

Niedługo po wystąpieniu na wrocławskim Zjeździe Archiwistów znalazłem przykłady, że tytuł administratora dokumentacji już funkcjonuje i można nawet zatrudnić się na takim stanowisku.(12)
Łaskawego Czytelnika, który dobrnął do końca tego tekstu uprzejmie proszę o chwilę refleksji i wyrażenie swych uwag i komentarzy na gościnnych łamach IFAR-u (http://www.ifar.pl).


Przypisy:

1) Rada Wydziału zaakceptowała zmianę nazwy, jednak Senat w ramach walki z anglicyzmami ją odrzucił stosunkiem głosów 16:14 i wprowadził - zaproponowaną przez prof. Skupieńskiego - nazwę „zarządzanie nowoczesnymi zapisami informacyjnymi”. Podobne stanowisko zajęła poproszona o konsultację Rada Języka Polskiego, dopuszczając jednak posługiwanie się nazwą „Records Managament” w celach marketingowych. Email prof. Krzysztofa Skupieńskiego do autora z dnia 28 września 2012 r., zob. też: 2012-09-28 http://archiwistykainowoczesnezarzadzanie.wordpress.com/ oraz Paweł Chilczuk, Nowe kierunki i specjalności w Instytucie Historii Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, „Historia.org.pl” z 7 maja 2012; dostęp 2012-09-27 . Serdecznie dziękuję prof. Krzysztofowi Skupieńskiemu za te wyczerpujące informacje o terminologicznych perypetiach lubelskiej uczelni.
2)  PN-ISO 5127:2005 Informacja i dokumentacja: Terminologia, Warszawa 2005, s. 21, pkt. 1.3.12.
3)   ISO 5127:2001 Information and documentation: Vocabulary. Niestety tłumaczenie nie jest doskonałe. Wymieńmy tytułem http://www.isolda.pl/administracjaprzykładu kilka z owych potknięć: 1.2.09 archival science to archiwistyka, a nie archiwoznawstwo [dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych]; 2.1.15 piece [tu w znaczeniu jednostka fizyczna] to nie dokument (2);  4.1.1.19 intrinsic value wartość wewnętrzna dokumentu ma wynikać między innymi z „przybitych pieczęci” [raczej przywieszonych, dołączonych, czy odciśniętych]; accession register to księga nabytków, a nie rejestr wpływu; 4.2.1.1.01 zwrot idiomatyczny in order to [aby, żeby, w celu] przetłumaczony został dosłownie: „w porządku zapewniającym”; 4.2.2.2.07 administrative history to historia twórcy zespołu, a nie historia samego zespołu; closed file to zamknięte akta sprawy (teczka), a nie „zbiór zamknięty - akta (2.2.1.07) dokumentów (1) (1.2.02), których tworzenie zakończono i do których nie przewiduje się włączania dodatkowych dokumentów”; 7.1.04 certification – act of attesting the official character of a document, certyfikacja to czynność poświadczania urzędowego charakteru dokumentu, a nie  „dokument zaświadczający” (act to w tym przypadku to czynność, działanie, a nie dokument, por.: to act).
4) Według normy, 1.3.12 menedżer dokumentacji - to osoba, której przedmiotem działalności jest ekonomiczne i efektywne wytwarzanie, wykorzystywanie, utrzymanie i brakowanie zapisów. Nota bene także tutaj popełniono poważny błąd w tłumaczeniu, gdyż tenże „menedżer dokumentacji” nie zajmuje się wytwarzaniem dokumentacji, lecz dba o to aby opisane czynności były wykonywane w sposób oszczędny/ekonomiczny i wydajny (person concerned with achieving economy and efficiecy in the creation...).
5) Menedżer, manager (wym. menedżer, menadżer). Słownik języka polskiego PWN, s.v. menedżer.
6) Z doświadczeń autora wynika, że w organizacjach międzynarodowych zazwyczaj używa się tytułu records management officer, w tym przypadku słowo officer w znaczeniu wyższego urzędnika.
7) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67.
8) Słownik języka polskiego PWN, s.v. administrator
9) “A records manager is also known as a records officer or records administrator”, Dictionary of archival terminology: English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian, and Spanish, ed. Peter Walne, 2nd rev. ed., München 1988, s. 130; zob. też przyp. 26.
10) Obserwacje poczynione podczas przygotowywania artykułu wymienionego w przyp. 1 i lektur „American Archivist”.
11) W niniejszym tekście autor używa określenia „administrator dokumentacji”, a Czytelnik zechce samodzielnie ocenić, czy taka forma Mu odpowiada i pasuje do treści.
12  Wymieńmy przykładowo: Firma z Jeleniej Góry składa ofertę pracy w pełnym wymiarze na stanowisko: Administrator dokumentacji. 2012-10-09 http://pracy.vysledek.com/prace.aspx?prace=86615; Agencja Pracy Pollux Sp. z o.o. oferuje w Wałbrzychu stanowisko: Administrator Dokumentacji Logistycznej. 2012-10-09 ; Vacancies24.pl z Dolnośląskiego szuka chętnych na stanowisko: Administrator Dokumentacji (i zalicza ich do grupy: Pracownicy obsługi biurowej gdzie indziej niesklasyfikowani). 2012-10-09 http://vacancies24.pl/job/administrator-dokumentacji/. Wreszcie na koniec przykład nowoczesnych technologii związany z zarządzaniem dokumentacją: firma Izolda.pl proponuje „System do zarządzania Organizacją - ISOLDA.pl”, w którym specjalne uprawnienia może otrzymać audytor, lub administrator dokumentacji. 2012-10-09 http://www.isolda.pl/administracja.

Leszek Pudłowski
International Atomic Energy Agency*
Austria, Wiedeń

* Poglądy tutaj publikowane są poglądami autora i nie muszą odzwierciedlać poglądów Międzynarodowej Agencji Energii Atomowej. The views expressed herein are those of the author and should not necessarily be attributed to the IAEA.

Poprawiony (poniedziałek, 25 listopada 2013 12:37)

 
Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology