Szwajcarskie Archiwum Federalne (Schweizerischen Bundesarchiv –BAR) działając na podstawie prawa federalnego o archiwizacji (Art. 2 Abs. 2 Bundesgesetz über die Archivierung vom 26. Juni 1998 -BGA), przedstawiło swoją strategię działania na lata 2011- 2015. Zawiera ona cztery główne założenia skupione wokół zagadnień digitalizacji zasobu i Records Management, w warunkach społeczeństwa informacyjnego i e-Governments:
1. Archiwizacja zasobów zdigitalizowanych
Istniejące rozwiązania IT wykorzystywane będą do digitalizacji zasobu archiwalnego w uzgodnieniu z potrzebami zarządzających dokumentacją jednostek.
Obejmuje to wszystkie etapy procesu archiwizacji, zdefiniowane w strategii jako; identyfikacja i selekcja materiałów, przygotowanie i transmisja do BAR, ich bezpieczne przechowywanie i ochrona, aż do wdrożenia do ponownego użytkowania przez wytwórców i użytkowników. Jednostki, na których spoczywać będzie obowiązek archiwizacji, będą wspierane przez BAR, lub też będą mogły korzystać za pełną odpłatnością z usług innych podmiotów.
2. Archiwizacja dokumentacji tradycyjnej.
Tradycyjne dokumenty będą również wartościowane, opracowywane i przejmowanego zasobu archiwalnego. Jednocześnie do końca roku 2011 dokumentacja tradycyjna przestanie być wytwarzana przez aktotwórców, na których spoczywa obowiązek przekazywania dokumentów do BAR. Dokumentacja w postaci papierowej będzie mogła być wytwarzana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
3. Integracja systemu zarządzania informacją.
W ramach zarządzania informacją BAR oferuje swoje wsparcie przy opracowaniu systemu klasyfikacji, przepisów organizacyjnych oraz perspektywicznego wartościowania, jak również przy wprowadzaniu sytemu GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung). Strategia rządu federalnego obowiązująca od 2002 roku zakłada wprowadzenie tego systemu przez wszystkich aktotwórców do końca 2011 roku. GEVER jest głównym narzędziem świadczenia usług e-administracji. Zakłada on wprowadzenie standardowego interfejsu do bezpośredniego komunikowania się ze sobą systemów pochodzących od różnych producentów, a także komunikowania się za pośrednictwem poczty e-mail lub formularzy elektronicznych, dzięki czemu sprawy mają być rozpatrywane szybko, a sam system ma być przyjezdny dla obywatela. Wprowadzenie w życie zasady ujednoliconego porządku i struktury dokumentów ma również uprościć dostęp do informacji publicznej i umożliwić jednocześnie efektywną realizację prawa publicznego.
4. Integracja systemu udostępniania zasobu archiwalnego.
Konsekwencją powyższych regulacji jest budowa i rozbudowa szerokiego systemu udostępniania online połączonego z systemem wyszukiwawczym. Wymaga to stworzenia niezbędnej infrastruktury, podobnie jak gwarancji łączności pomiędzy różnymi systemami informatycznymi.
W realizacji wszystkich czterech celów strategii, kładzie się duży nacisk na usprawnienie procesów zarządczych. Ma to zapewnić zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów ponoszonych na biurokrację. Priorytetem jest również umożliwienie bezpłatnego dostępu online do zasobu archiwalnego.
W warunkach szwajcarskich BAR jest głównym organizatorem i koordynatorem procesów związanych w wprowadzaniem systemu elektronicznego zarządzania zasobami archiwalnymi.W ten sposób wypełnia ono również zadania ustawowe, mające przyczynić się do realizacji zasady demokratycznego państwa prawa oraz przejrzystości procesu podejmowania decyzji przez jego instytucje.

Na podstawie: Neues Tool zur Erstellung eines Ordnungssystems
Jolanta Leśniewka
AP Oddział Kutno

Rosja: w dniach 26-27 października 2011 r. w Moskwie odbędzie się XVIII Międzynarodowa Konferencja Naukowa na temat "Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym: optymalizacja obiegu dokumentów”. Organizatorami są: Federalna Agencja Archiwalna (Rosarchiv), Wszechrosyjski Naukowo-Badawczy Instytut Zarządzania Dokumentacją i Archiwum (VNIIDAD), Rosyjski Państwowy Uniwersytet Humanistyczny w Moskwie (RGGU), a także Państwowy Uniwersytet Zarządzania w Moskwie (ГУУ), Rosyjskie Towarzystwo Historyków-Archiwistów (РОИА) i kilka innych organizacji.
Komitet organizacyjny konferencji zaplanował dyskusje nad takimi zagadnieniami, jak m.in.: - nowe trendy w zakresie polityki państwowej w dziedzinie zarządzania dokumentami i rozwój ram regulacyjnych;
- metody monitorowania i optymalizacji ilości dokumentów w administracji oraz w strukturach firm;
- czynniki wpływające na strukturę dokumentu, jego parametry jakościowe i ilościowe;
- międzynarodowe doświadczenia w zarządzaniu dokumentami;
- perspektywy rozwoju współpracy między agencjami elektronicznego zarządzania dokumentami i e-administracji;
- szkolenia i rozwój umiejętności w zakresie zarządzania dokumentami.
Po konferencji zostanie opublikowany zbiór materiałów.
Obrady będą miały miejsce w sali konferencyjnej Rosyjskiego Archiwum Państwowego Historii Społeczno-Politycznej (RGASPI) w Moskwie.

Więcej w języku rosyjskim.

Edyta Łaborewicz
AP Legnica

Головною темою другого сфрагістичного семінару, який планується провести 18-20 листопада 2011 р. у Києві (співорганізатори – Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С.Грушевського НАН України та Музей Шереметьєвих), пропонується «Печатка як форма комунікації (культурний код) від Середньовіччя до Нового часу».
Певною інспірацією для обрання такої назви послугували праці Томаша Крейчіка, Рішарда Кєрсновського та ін. дослідників, що розглянули печатку (і монету) як складову частину культури, свідомості, мистецтва середньовіччя.
Образ (imago) на печатці виконував роль (ре)транслятора інформації. Тому значення сфрагісу було незмірно більшим, аніж супроводження документа. Sigillum, за визначенням Конрада фон Муре (1275/1276), був тілом документу.   
Наскільки та в якій мірі це «тіло» було способом комунікації, культурним кодом у різних періодах, у різних суспільних групах, у sacrum та profanum? Що творці та замовники хотіли переказати потенційним реципієнтам через образ, що imago narrat? Наскільки він був співзвучний з іншими іконографічними пам’ятками – монетами, іконами, медалями (медальонами), портретом?
Багатовекторність виміру печатки – від конкретного засвідчення події, факту, особи до категорій історичної пам’яті, естетичного смаку, форми впливу на свідомість, означення суспільної позиції, політичних, релігійних, соціальних аспірацій спонукає до глибшої розмови про роль печатки у культурній, соціальній, політичній, релігійній антропології, іконографії, ментальності, юридичній культурі.
Окремий аспект – печатка як віддзеркалення України на межі візантійської та західно-римської цивілізацій.
Виходячи з вище зазначеного, пропонований тематичний блок питань, який обговорюватиметься на семінарі, є таким:

1. Печатка як юридичний знак, форма правничої культури. Печатка і документ. Місце та роль печатки у будові документу (коробораційних формулах, від лат. сorroboratio – завірення, підтвердження).
2. Сфрагістичні написи (леґенди, монограми, літери, цифри) – питання мови, форми, стилю.
3. Печатка у вимірі культурної, соціальної, політичної, релігійної антропології. Sigillum як вираз соціальних амбіцій, статусу, політичної програми, теологічних імперативів.
4. Печатка як іконографічне джерело. Образ на печатці. Його значення як витвору мистецтва, як взірець аґіографічних сюжетів.
5. Печатка як приклад співіснування візантійської та західно-римської традицій в українській культурі. Західні іконографічні, геральдичні сюжети, латина в українській сфрагістиці.  

Інформацію про участь у семінарі (тему виступу) просимо надсилати до 1 жовтня 2011 р. за адресами:

Олег Однороженко – Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
Віталій Перкун – Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

W dniach 30 sierpnia 2 września 2011 r. w Edynburgu odbyła sie II Światowa konferencja stowarzyszeń zawodowych archiwistów (SPA) zorganizowana przez Archives and Records Association (Stowarzyszenie archiwistów Zjednoczonego Królestwa i Irlandii).
Na spotkaniu ustanowiono forum dyskusyjne gdzie przedstawiciele stowarzyszeń zawodowych archiwistów i stowarzyszeń zawodowych records management mogli wzajemnie dzielić się swoja wiedzą i doświadczeniami z zakresu zarządzania informacja i jej przechowywania.
Na program konferencji złożyło się sześć sekcji:
1. Deklaracja uniwersalna o archiwach.
2. Rozwój modelu kompetencyjnego.
3. Zarządzanie stowarzyszeniami w czasach trudności finansowych.
4. Polityka rządów i archiwów.
5. Konsolidacja stowarzyszeń archiwistów i records management; konsolidacja stowarzyszeń archiwistów i bibliotekarzy.
6. SPA- przeszłość i przyszłość

W trakcie konferencji fetowano 35 jubileusz istnienia Sekcji Stowarzyszeń Zawodowych (SPA)  Międzynarodowej Rady Archiwów.
Zaprezentowano także podręcznik dla opracowania modelu kompetencyjnego archiwisty: Sharpe Your Own Archivist.

Więcej

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań