Sekcja Archiwa Zakładowe, co roku, organizuje ogólnopolskie seminaria, których celem jest popularyzacja praktycznej i teoretycznej wiedzy o postępowaniu z dokumentacją oraz jej zarządzaniu, a w szczególności nowoczesnych metod i narzędzi pracy wśród aktotwórców oraz osób odpowiedzialnych za działalność archiwalną, a także podnoszenie i doskonalenie kwalifikacji zawodowych archiwistów.
Problematyką omawianą w trakcie XI Ogólnopolskiego Seminarium Archiwalnego w dniach 9–10 czerwca 2015 r. pn. „Postępowanie z dokumentacją osobową – przepisy prawa, praktyka, postulaty” będzie tematyka związana z postępowaniem z dokumentacją osobową. Celem seminarium będzie przedstawienie prawnych oraz praktycznych rozwiązań związanych z wartościowaniem, gromadzeniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem m.in. dokumentacji pracowniczej, medycznej, ewidencji ludności, dokumentacji związanej z uzyskiwaniem świadczeń społecznych. Poruszone zostaną ponadto sprawy ochrony danych osobowych. Planowane są wystąpienia przedstawicieli Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Gospodarki, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Polskiego Czerwonego Krzyża, Instytutu Pamięci Narodowej, organizacji pracodawców, archiwów państwowych oraz środowiska genealogów.

Współorganizatorami seminarium są Oddział Stowarzyszenia Archiwistów Polskich w Koszalinie oraz Archiwum Państwowe w Koszalinie.

Szczegóły (program i zgłoszenie).

Andrzej Jabłoński
Przewodniczący
Sekcji Archiwa Zakładowe
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Konferencję zorganizowali: Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN w Krakowie, Narodowe Archiwum Cyfrowe i Archiwum Narodowe w Krakowie. Konferencja odbyła się w siedzibie Instytutu Historii Uniwersytetu Pedagogicznego, który uruchomił właśnie roczne studia podyplomowe „Zarządzanie dokumentacją, infobrokerstwo i archiwistyka”.

Po przywitaniu uczestników rozpoczęto obrady. Pierwszą prelegentką była  H. Robótka (Uniwersytet M. Kopernika w Toruniu) z referatem zatytułowanym Archiwa i archiwiści cyfrowi w świetle wybranych dokumentów, w którym nakreśliła problematykę i omówiła podstawowe akty prawne i rozporządzenia NDAP, w tym ustawę archiwalną z 1983 r., ustawę z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Ponadto wspomniała o oficjalnych dokumentach NDAP: „Strategii archiwów państwowych na lata 2010-2010” oraz  „Raporcie o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu”. Omówiła też sytuację archiwów zakładowych w kontekście Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Prelegentka zastanawiała się, czy archiwa będą przejmować tylko metadane czy też dokumentację elektroniczną wraz z metadanymi, konkludując, że przejmowana dokumentacja powinna stanowić komplet wraz z metadanymi, gdyż same  metadane to tylko zapis drogi służbowej dokumentacji w urzędzie.

Belliculum diplomaticum VI Thorunense: Od dyplomatyki i archiwistyki do dokumentu elektronicznego Jest to VI edycja konferencji odbywającej się na przemian w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki UMK) i Lublinie (Zakład Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii UMCS). Temat przewodni planowanej konferencji został sformułowany następująco: Od dyplomatyki i archiwistyki do dokumentu elektronicznego. Obecnie zdecydowano się na omówienie przemian form dokumentacji, które doprowadziły nas do czasów, gdzie coraz większą rolę odgrywa dokument elektroniczny. Czy w badaniach dokumentu elektronicznego można używać  tradycyjnych metod dyplomatyki? Niezmiernie istotne będzie w tym kontekście także wyznaczenie i wskazanie nowych zadań stojących przed dyplomatyką. Wreszcie ciekawą kwestią jest to, jak problematyka dokumentu elektronicznego wpływa na tradycyjne zasady archiwistyki, na jej współczesną teorię i terminologię? Ważnym zadaniem jest również ustalenie wpływu procedur prawnych i administracyjno-kancelaryjnych stosowanych przy powstawaniu dokumentów w epokach minionych i ich wzajemnych relacji z procedurami wykorzystywanymi w trakcie tworzenia i pracy z e-dokumentami. Ogólnie rzecz ujmując chcielibyśmy się dowiedzieć: jak dyplomatyka i archiwistyka radzi sobie z dokumentem elektronicznym? Nie znaczy to jednak, że zabraknie na planowanej konferencji miejsca na referaty informujące np. o nowych przedsięwzięciach naukowych w badaniach nad tradycyjnie rozumianą dyplomatyką. W trakcie dotychczasowych spotkań były omawiane różnorodne problemy dotyczące dyplomatyki, dokumentu i kancelarii. Zaprezentowano również najnowsze zamierzenia naukowe w zakresie badań nad dziejami kancelarii z uwzględnieniem zagadnień związanych z dokumentem nowożytnym. Konferencje „Belliculum diplomaticum” skupiają szerokie grono badaczy polskich i z krajów Europy Środkowo-Wschodniej, pozwalając im na nawiązanie współpracy naukowej, wymianę doświadczeń oraz poinformowanie o własnych osiągnięciach. Wymiana ta oraz wiedza o podejmowanych przedsięwzięciach badawczych uczonych z różnych krajów ma niezwykle istotne znaczenie dla rozwoju całej dyplomatyki i prac nad dziejami kancelarii.

dr hab. Krzysztof Kopiński
Instytut Historii i Archiwistyki UMK

Czym jest a czym nie jest MoReq2010

MoReq2010 jest najnowszym europejskim standardem opisującym wymagania systemu zarządzania aktami (RM = record management).

Dlaczego powinniśmy się w ogole interesować RM? Zarządzanie aktami dotyczy przede wszystkim instytucji czy firm które takie akta wytwarzają. Pozornie dobry system szafek na dokumenty, segregatorów, ksiąg korespondencji przychodzącej i wychodzącej powinien być całkowicie wystarczający. Stare biurokracje o tradycji sięgającej Bizancjum (a do takich należy w dużym stopniu Polska) posiadają takie zwyczaje w nadmiarze. Ale system o tak starej tradycji jest trudny do zmodyfikowania, a czas dokumentów elektronicznych, łatwości kopiowania informacji, rozproszenia geograficznego firm itp. tworzy wyzwania którym trudno jest już dziś sprostać. Archiwa, jak każe tradycja, wcześniej lub później dostaną  takie kolekcje dokumentów generowanych masowo wewnątrz ministerstw, ambasad, firm i instytucji użyteczności publicznej, i powinny być żywotnie zainteresowane, w jakim stanie i w jakiej formie te dokumenty będą przekazane.

Zarządzanie dokumentami (RM) zajmuje się konceptualnie prostymi problemami. Dla ułatwienia można sobie wyobrazić zapis narady prezydenckiej w Białym Domu albo zapis wizyty i badania u lekarza. Dokument trzeba przechować i opublikować, aby był dostępny dla jego użytkowników. Trzeba go zaklasyfikować do właściwej kategorii (szuflady, teczki, przegródki). Trzeba określić, kto w ogóle może go czytać, a kto (i kiedy) może go zmodyfikować. Czy można robić kopie, a jeśli tak, to gdzie będą przechowywane. Trzeba zapisać historię tego dokumentu. Trzeba określić, jaki jest jego czas życia, i jaki będzie jego los po tego czasu upłynięciu: dokument może być np. usunięty, poszatkowany albo przekazany archiwum.