Belliculum diplomaticum VI Thorunense: Od dyplomatyki i archiwistyki do dokumentu elektronicznego Jest to VI edycja konferencji odbywającej się na przemian w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki UMK) i Lublinie (Zakład Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii UMCS). Temat przewodni planowanej konferencji został sformułowany następująco: Od dyplomatyki i archiwistyki do dokumentu elektronicznego. Obecnie zdecydowano się na omówienie przemian form dokumentacji, które doprowadziły nas do czasów, gdzie coraz większą rolę odgrywa dokument elektroniczny. Czy w badaniach dokumentu elektronicznego można używać  tradycyjnych metod dyplomatyki? Niezmiernie istotne będzie w tym kontekście także wyznaczenie i wskazanie nowych zadań stojących przed dyplomatyką. Wreszcie ciekawą kwestią jest to, jak problematyka dokumentu elektronicznego wpływa na tradycyjne zasady archiwistyki, na jej współczesną teorię i terminologię? Ważnym zadaniem jest również ustalenie wpływu procedur prawnych i administracyjno-kancelaryjnych stosowanych przy powstawaniu dokumentów w epokach minionych i ich wzajemnych relacji z procedurami wykorzystywanymi w trakcie tworzenia i pracy z e-dokumentami. Ogólnie rzecz ujmując chcielibyśmy się dowiedzieć: jak dyplomatyka i archiwistyka radzi sobie z dokumentem elektronicznym? Nie znaczy to jednak, że zabraknie na planowanej konferencji miejsca na referaty informujące np. o nowych przedsięwzięciach naukowych w badaniach nad tradycyjnie rozumianą dyplomatyką. W trakcie dotychczasowych spotkań były omawiane różnorodne problemy dotyczące dyplomatyki, dokumentu i kancelarii. Zaprezentowano również najnowsze zamierzenia naukowe w zakresie badań nad dziejami kancelarii z uwzględnieniem zagadnień związanych z dokumentem nowożytnym. Konferencje „Belliculum diplomaticum” skupiają szerokie grono badaczy polskich i z krajów Europy Środkowo-Wschodniej, pozwalając im na nawiązanie współpracy naukowej, wymianę doświadczeń oraz poinformowanie o własnych osiągnięciach. Wymiana ta oraz wiedza o podejmowanych przedsięwzięciach badawczych uczonych z różnych krajów ma niezwykle istotne znaczenie dla rozwoju całej dyplomatyki i prac nad dziejami kancelarii.

dr hab. Krzysztof Kopiński
Instytut Historii i Archiwistyki UMK

Czym jest a czym nie jest MoReq2010

MoReq2010 jest najnowszym europejskim standardem opisującym wymagania systemu zarządzania aktami (RM = record management).

Dlaczego powinniśmy się w ogole interesować RM? Zarządzanie aktami dotyczy przede wszystkim instytucji czy firm które takie akta wytwarzają. Pozornie dobry system szafek na dokumenty, segregatorów, ksiąg korespondencji przychodzącej i wychodzącej powinien być całkowicie wystarczający. Stare biurokracje o tradycji sięgającej Bizancjum (a do takich należy w dużym stopniu Polska) posiadają takie zwyczaje w nadmiarze. Ale system o tak starej tradycji jest trudny do zmodyfikowania, a czas dokumentów elektronicznych, łatwości kopiowania informacji, rozproszenia geograficznego firm itp. tworzy wyzwania którym trudno jest już dziś sprostać. Archiwa, jak każe tradycja, wcześniej lub później dostaną  takie kolekcje dokumentów generowanych masowo wewnątrz ministerstw, ambasad, firm i instytucji użyteczności publicznej, i powinny być żywotnie zainteresowane, w jakim stanie i w jakiej formie te dokumenty będą przekazane.

Zarządzanie dokumentami (RM) zajmuje się konceptualnie prostymi problemami. Dla ułatwienia można sobie wyobrazić zapis narady prezydenckiej w Białym Domu albo zapis wizyty i badania u lekarza. Dokument trzeba przechować i opublikować, aby był dostępny dla jego użytkowników. Trzeba go zaklasyfikować do właściwej kategorii (szuflady, teczki, przegródki). Trzeba określić, kto w ogóle może go czytać, a kto (i kiedy) może go zmodyfikować. Czy można robić kopie, a jeśli tak, to gdzie będą przechowywane. Trzeba zapisać historię tego dokumentu. Trzeba określić, jaki jest jego czas życia, i jaki będzie jego los po tego czasu upłynięciu: dokument może być np. usunięty, poszatkowany albo przekazany archiwum.

W dniu 16 kwietnia 2015 r. w „Teatrze Starym” w Bolesławcu odbyła się konferencja popularnonaukowa pod patronatem Ministra Spraw Zagranicznych RP Grzegorza Schetyny pt.: „Nasza polska Bośnia – od reemigracji do integracji: przeszłość, teraźniejszość, przyszłość”. Partnerami organizatora- Starostwa Powiatowego w Bolesławcu- były: zaprzyjaźnione gminy w Bośni, Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Sarajewie, Udrużenje Poljaka MAK Gradiška, Udrużenje Poljaka „Bolesławiec” Prnjavor, Stowarzyszenie Polaków w Banja Luce oraz Archiwum Państwowe we Wrocławiu Oddział w Bolesławcu.

W pierwszej części konferencja przybrała oficjalny charakter. Obecny na otwarciu minister Schetyna obiecał wesprzeć ideę digitalizacji zasobów archiwów bośniackich, zarówno kościelnych jak i świeckich, związanych z dziejami polskiego osadnictwa w Bośni i Hercegowinie. W projekt chce się zaangażować Biskup Banjaluki, mons. dr Franje Komarice oraz Ambasada RP w Bośni i Hercegowinie w Sarajewie prowadzona przez historyka dr. Andrzeja Krawczyka.

Archiwum Państwowe w Toruniu i Archiwum Państwowe w Bydgoszczy realizują w latach 2014-2015 wspólny projekt genealogiczny dla mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego. W ramach projektu mają być zdigitalizowane akta metrykalne, stanu cywilnego i księgi meldunkowe przechowywane w obu archiwach i ich oddziałach zamiejscowych. Planuje się objęcie digitalizacją ok. 40 000 jednostek archiwalnych – 1/3 materiałów tego typu. W sumie ma być wykonane ok. 1,8 mln skanów. Będą one dostępne on-line, co da możliwość wyszukiwania aktów urodzeń, małżeństw i zgonów oraz innych dokumentów w Internecie i odtwarzania drzewa genealogicznego rodziny. Kryteriami wyszukiwania mają być: nazwy miejscowości, nazwiska i rodzaje aktów. Przygotowywany system informatyczny ma również dać szansę wszystkim zainteresowanym udziału w indeksacji zeskanowanych materiałów, zgodnie z wytycznymi do sporządzania indeksu analitycznego do akt stanu cywilnego.